Mit einer Servicenummer (0800 oder 0900) oder einer Unternehmensnummer (085 oder 088) erhöhen Sie Ihre Erreichbarkeit. Vielleicht haben Sie bereits eine solche Nummer oder überlegen, eine zu beantragen.

Ein Vorteil einer solchen geschäftlichen Nummer ist, dass sie alle lokalen Nummern Ihrer Niederlassungen übergreifen kann. Dies ist dank eines intelligenten Systems möglich, das auf den Namen Interactive Voice Response (IVR) hört.

Das Weiterleiten von Anrufern an das relevanteste Büro, das nächstgelegene Geschäft oder die Person in der richtigen Abteilung müssen Sie dann nicht mehr manuell erledigen. Ein solches IVR verarbeitet alle eingehenden Anrufe auf Ihrer geschäftlichen Nummer und verteilt sie auf bestehende Anschlüsse innerhalb Ihrer Organisation. Dies funktioniert einfach mit Ihrer bestehenden Infrastruktur und Ausrüstung.

Aber wie funktioniert das genau, das Konfigurieren Ihrer Servicenummer oder Unternehmensnummer? Das ist eine Frage, die wir auf verschiedene Arten beantworten können, da es verschiedene Optionen gibt, um Ihren Telefonverkehr zu verteilen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche das sind, damit Sie bestimmen können, welche Methode am besten für Ihre Organisation geeignet ist.

Option 1: Lassen Sie Ihre Anrufer wählen

Haben Sie eine Organisation mit Abteilungen, die nicht unbedingt ein bestimmtes geografisches Gebiet bedienen? Oder sind beispielsweise Ihre Verwaltung und Ihr technischer Dienst an verschiedenen Standorten angesiedelt? Geben Sie Ihren Anrufern dann die Möglichkeit, sich selbst mit der gewünschten Abteilung zu verbinden. Mit dem Auswahlmenü bringt ein Tastendruck Ihre Anrufer mit der gewünschten Person oder Abteilung in Verbindung. Dabei ist es wichtig, dass ein Menü kurz und übersichtlich ist – vermeiden Sie Wahlstress!

Option 2: Verteilung basierend auf Vorwahlen

Diese Option eignet sich für Unternehmen und Organisationen, die im ganzen Land aktiv sind, aber Niederlassungen haben, die bestimmte Regionen abdecken. Bei einer traditionellen Nummer bedeutet dies, dass eine Telefonistin Anrufer persönlich begrüßt und manuell zur nächstgelegenen Niederlassung weiterleitet.

Mit Vorwahl-Routing verteilt unser Interactive Voice Response-System (IVR) die Anrufer auf Ihre Niederlassungen basierend auf ihren Vorwahlen. Zusammen mit Ihnen erstellen wir eine Liste von Vorwahlen und den zugehörigen Niederlassungen. Es ist auch möglich, eine standortspezifische Nachricht abzuspielen, bevor zur Niederlassung weitergeleitet wird, und wir berücksichtigen die Öffnungszeiten.

Sie fragen sich vielleicht, was passiert, wenn die Vorwahl nicht erkannt werden kann, zum Beispiel weil jemand mit einem Mobiltelefon anruft. Dann ist Postleitzahlen-Routing eine clevere Lösung.

Option 3: Verteilung basierend auf Postleitzahlen

Diese Option eignet sich für Organisationen, die nicht auf regionaler, sondern auf lokaler Ebene arbeiten. Mit anderen Worten: Organisationen, die mehrere Niederlassungen in einer Vorwahlregion haben und eine feingliedrige Verteilung der Anrufer erfordern. Mit dem sogenannten Postleitzahlen-Routing verteilt unser IVR Ihre Anrufer basierend auf der Postleitzahl. Dabei werden Anrufer gebeten, die 4 Ziffern ihrer Postleitzahl einzugeben. Sie geben im Voraus an, welche Postleitzahlen zu welcher Niederlassung gehören. Der Anrufer wird auf diese Weise also mit Ihrer Filiale im (angrenzenden) Stadtteil verbunden. Auch hier ist es möglich, eine Nachricht abzuspielen, bevor das Telefon in einem bestimmten Geschäft oder einer bestimmten Abteilung klingelt.

Wie bereits gesagt, lässt sich das Postleitzahlen-Routing auch hervorragend mit dem Vorwahl-Routing kombinieren.

Option 4: Maßgeschneiderte Lösung

Es ist auch möglich, eine maßgeschneiderte Lösung für Sie zu entwickeln. Zum Beispiel eine Kombination aus Postleitzahlen-Routing und Vorwahl-Routing. Oder wie wäre es mit dem Weiterleiten nach Nummernerkennung? Dabei wird nicht auf die Vorwahl geschaut, sondern auf einen Eintrag in Ihrer Datenbank der spezifischen Festnetz- oder Mobilnummer des Anrufers. Dies ist das Nonplusultra in der Telekommunikationsleistung. Die Verbindung zwischen unserem IVR und Ihrem CRM-System stellen wir dank unserer API her. Wird die Nummer nicht erkannt, spielen wir ein Auswahlmenü ab oder verwenden ein Vorwahl- oder Postleitzahlen-Routing, um Anrufer so effizient wie möglich mit der richtigen Person in Ihrer Organisation zu verbinden.

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