Wir erhalten regelmäßig die Frage, ob Gesprächsaufzeichnungen unserer Call-Recording Funktion auch als Beweismaterial in einem eventuellen Gerichtsverfahren gültig sind.

Interessanter als eine abschließende juristische Antwort auf diese Frage — die Sie übrigens am besten von Ihrem Anwalt erhalten — ist, dass eine kluge Nutzung von Call-Recording in vielen Fällen gerade einen teuren und oft zeitaufwändigen Gang zum Gericht verhindern kann.

Wir alle haben schon einmal erlebt, dass wir uns an mündlich getroffene Vereinbarungen anders erinnern. Oft handelt es sich dabei um kleine Interpretationsunterschiede oder wir übersehen vielleicht ein Detail, das für die andere Partei gerade wichtig ist.

Manchmal kann ein solcher Unterschied in der Auffassung darüber, was genau vereinbart wurde, groß sein und auch ernsthafte Folgen haben.

In einem solchen Fall hilft es, wenn Vereinbarungen direkt klar auf eine Weise festgehalten werden, die für beide Parteien einsichtig und akzeptabel ist. Call-Recording ist eine solche Methode für telefonisch getroffene Vereinbarungen.

Nachfolgend geben wir Ihnen 3 Tipps, wie Sie Call-Recording effektiv einsetzen und damit einen Gang zum Gericht vermeiden können.

1. Die Aufnahme ankündigen

Lassen Sie zu Beginn des Telefongesprächs immer wissen, dass ein Gespräch aufgezeichnet wird und zu welchem Zweck. Sie können dies einfach tun, indem Sie es Ihrem Begrüßungstext hinzufügen.

Auf diese Weise sorgen Sie für eine Situation, in der sowohl Ihr Anrufer als auch Sie selbst keine Dinge versprechen, an die Sie später lieber nicht erinnert oder gebunden werden möchten.

Wichtig ist, dass Sie die Aufnahmen anschließend natürlich auch nicht für einen anderen Zweck verwenden, als den, den Sie in der Ankündigung angegeben haben.

2. Festhalten, dass die Aufnahme eine gute Wiedergabe der Vereinbarung ist

Indem Sie mündlich und ausdrücklich vereinbaren, dass die Aufnahme eine gute Wiedergabe der getroffenen Vereinbarung ist, verhindern Sie, dass darüber später Diskussionen entstehen.

Sie können dies einfach tun, indem Sie zum Beispiel im Gespräch Folgendes aufnehmen: „Wie Sie wissen, wird dieses Gespräch aufgezeichnet. Sind Sie damit einverstanden, dass wir diese Aufnahme aufbewahren, damit in Zukunft klar ist, was wir vereinbart haben?“

Wenn der Anrufer dies bejaht, geben Sie nochmals an, dass Sie das Gespräch aufbewahren werden.

Sie haben nun eine Situation geschaffen, in der beide Parteien zusätzlich beruhigt über die getroffenen Vereinbarungen sein können, weil sie wissen, dass diese in der Aufnahme festgehalten sind.

3. Die Aufnahme zur Deeskalation nutzen

Wenn Sie die ersten beiden Tipps anwenden, werden Sie feststellen, dass die Anzahl der Meinungsverschiedenheiten über getroffene Vereinbarungen drastisch abnimmt. Dennoch kann es gelegentlich noch zu einer Situation kommen, in der Sie und Ihr Kunde sich nicht einig sind und jeder sich etwas anderes erinnert.

Treiben Sie in einem solchen Fall die Situation nicht auf die Spitze, indem Sie sagen “ich habe recht, ich habe die Aufnahme, um es zu beweisen”. Ihr Kunde wird sich danach angegriffen fühlen und eher geneigt sein, zu versuchen, Ihr Unrecht zu beweisen, wodurch eine Lösung des Meinungsunterschieds nicht näher rückt.

Besser ist es, vorzuschlagen, gemeinsam die Aufnahme anzuhören, damit Sie danach auf Basis der zuvor getroffenen Vereinbarungen oder einer eventuellen neuen Vereinbarung weiter verfahren können.

Es geht dann natürlich nicht darum, wer von beiden recht hat!

Heute beginnen kostet nichts

Als Kunde der Belfabriek können Sie noch heute mit Gesprächsaufzeichnungen beginnen, ohne dass es Sie einen Cent kostet, mit unserem Call-Recording Starter Paket.

Sie können dabei all Ihre Gespräche aufzeichnen, ohne Einschränkungen in Anzahl und Dauer der Aufnahmen. Gespräche nachhören können Sie über Ihr Online-Kontrollpanel Mein Belfabriek.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie mehr wissen? Nehmen Sie dann gerne Kontakt mit unserem Kundenservice auf.