Wenn das Telefon Ihres Unternehmens ständig heiß läuft, ist eine VoIP-Integration die ideale Lösung, um Ihre geschäftliche Kommunikation in geordnete Bahnen zu lenken. Es ist für Kunden äußerst frustrierend, wenn sie am Telefon warten müssen, während Sie sie weiterleiten, ihre Telefonnummer und Nachricht notieren und gleichzeitig nach einer Lösung für ihr Problem suchen müssen.

Es besteht nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, wodurch Sie möglicherweise einen Verkauf verpassen. Noch schmerzhafter ist es, Kunden in die Warteschleife setzen zu müssen, um ihre Bestellung in einem anderen Programm zu suchen. Wenn dann gleichzeitig noch ein Anruf eingeht, haben Sie zwei wartende, frustrierte Personen.

Die meisten Unternehmen nutzen verschiedene Apps, was der Effizienz nicht zugutekommt. Eine solche unverzichtbare Anwendung ist die Online-Geschäftstelefonie. Um jedoch die Kundendaten abzurufen, müssen Sie buchstäblich zwischen Tabs oder Bildschirmen wechseln und die Daten in das Suchfeld eingeben. Alles sehr nervenaufreibend und zeitaufwendig. Aber was, wenn Sie all dies synchronisieren könnten, sodass Sie aus Ihrer gewohnten Software alle Funktionen Ihrer Online-Telefonie nutzen können? Lernen Sie die VoIP-Integration kennen!

Automatisierungen, Integrationen und Software

Die Realität ist, dass manuelle Prozesse viel Zeit und Geld kosten, und das ist sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Kunden sehr stressig. Die Lösung kommt in Form des Zauberwortes AIS: Automatisierungen, Integration und Software.

Konkret für Ihre Geschäftstelefonie bedeutet dies, dass Sie Ihre Online-Telefonanwendung mit Ihrem aktuellen CRM-System (Customer Relation Management) oder ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) verbinden. Das Ziel ist es, durch die Integration Ihrer Online-Telefonie (Integrationen) in andere Geschäftsanwendungen (Software) so viele manuelle Vorgänge wie möglich durch Automatisierungen zu ersetzen.

Eine VoIP-Integration ermöglicht es, Ihre Online-Telefonie mit nahezu allen möglichen Geschäftsanwendungen zu verbinden, um den internen und externen Kommunikationsprozess zu automatisieren und zu optimieren.

Und das führt nicht nur zu einer höheren Effizienz Ihrer Mitarbeiter, sondern auch zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Eine bessere Produktivität und zufriedene Kunden = ein höherer Umsatz, und darum geht es letztendlich.

Was bedeutet VoIP-Integration?

VoIP steht für Voice over Internet Protocol, die Technologie, um online zu telefonieren. Mit einer VoIP-Plattform können Sie also mit jedem Gerät telefonieren, das eine Internetverbindung hat, Smartphones, Computer und Tablets, und sogar mit einem Festnetzanschluss. Eine VoIP-Integration sorgt dann dafür, dass Sie Ihre Online-Telefonie nahtlos in Ihre anderen Apps integrieren können. Auf diese Weise schaffen Sie ein benutzerfreundliches, effizientes und übersichtliches Software-Ökosystem.

Mit einer solchen Online-Telefonie-Integration müssen Sie nicht mehr manuell zwischen Ihrer Telefonanwendung und dem Programm wechseln, das Sie für Ihren Kundenservice (CRM) verwenden, um die Akte des Anrufers aufzurufen.

Aber die Möglichkeiten von VoIP-Integrationen beschränken sich nicht auf den Kundenservice. Online-Telefonie kann dank VoIP-Integrationen auch mit anderen Geschäftsanwendungen verbunden werden, wie Buchhaltungsprogrammen, Produktivitäts-Apps oder Tools für das Inventarmanagement.

Wie funktioniert AIS konkret?

Integrationen sorgen dafür, dass zwischen zwei kompatiblen Softwareplattformen Ihrer Wahl eine automatische Synchronisation von Daten stattfindet. So können Sie verschiedene VoIP-Integrationen nutzen, um beispielsweise Ihre E-Mail, Geschäftsanwendungen und Ihre Online-Telefonie miteinander zu synchronisieren.

Sobald Ihre Online-Telefonie mit Ihrem CRM-System verbunden ist, werden Anrufe und Nachrichten automatisch in Ihrem CRM gespeichert. Das nimmt die Notwendigkeit weg, jedes Mal die Kundendaten in beiden Systemen suchen zu müssen. Wenn jemand anruft, sehen Sie sofort dessen Namen in Ihrer Telefonplattform, wodurch Sie alle Daten mit einem Klick zur Hand haben.

Praktische Funktionen, die Sie nie mehr missen möchten

Eine Verbindung zwischen Ihrer Online-Telefonie und Ihrer bevorzugten Geschäftsanwendung(en) bietet einige Funktionen, die Sie nie mehr missen möchten.

Ein Überblick über die wichtigsten Features:

Eingehende Anrufe

Wenn jemand anruft, erscheint ein Pop-up mit den relevanten Kundendaten aus Ihrem CRM.

Wenn es keine Übereinstimmung mit dem CRM gibt, ergänzt die Integration die Informationen mit der automatischen Google Number Lookup.

Standardmäßige Aufzeichnung von Gesprächen mit der Möglichkeit, Notizen hinzuzufügen. Es ist also keine Aktion mehr erforderlich, um Anrufe aufzunehmen.

Und vieles mehr…

Ausgehende Anrufe

Jede Telefonnummer in Ihrer verbundenen Geschäftsanwendung wird von einem Klick-und-Anruf-Link begleitet, den Sie nur anklicken müssen, um telefonieren zu können.

In jedem beliebigen Programm können Sie jede Telefonnummer auswählen und anrufen, indem Sie einfach F7 drücken (Windows).

Dank einer praktischen Desktop-Telefon-App können Sie leicht eine Nummer eingeben oder einfügen, um sie direkt anzurufen.

Und noch vieles mehr…

Vorteile von AIS

Durch die Verbindung Ihrer geschäftlichen Online-Telefonie mit Ihren anderen Geschäftsanwendungen in der Cloud profitieren nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ihre Kollegen und Ihr Unternehmen selbst von zahlreichen Vorteilen.

Vorteile für Kunden

Als Unternehmensleiter haben Sie sicherlich schon einmal mit einem anderen Unternehmen telefoniert, das dann im Handumdrehen Ihre Daten abrufen konnte, all Ihre Fragen schnell beantworten und das Problem sofort lösen konnte, ohne Sie in die Warteschleife setzen zu müssen. Die Person, die Sie am Telefon hatten, nutzte ein System mit VoIP-Integration.

Der Prozess verläuft für den Verbraucher so reibungslos und fehlerfrei, dass Kunden nicht einmal wissen, was auf der anderen Seite passiert. Das Einzige, was sie wissen, ist, dass sie einen unübertroffenen Kundenservice erhalten haben. Und das möchten Sie als ehrgeiziges Unternehmen natürlich auch anbieten.

Vorteile für Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter sind natürlich schon sehr glücklich, dass Sie auf Online-Telefonie umgestiegen sind. Aber durch die Integration Ihres VoIP-Systems in andere Unternehmenssoftware haben Sie noch nie so viele strahlende Gesichter am Arbeitsplatz gesehen. Die wichtigsten Vorteile von VoIP-Integrationen für Mitarbeiter sind:

  • Multitasking
  • Erhöht die Effizienz
  • Zugriff auf, Nutzung und Teilen von Daten

Vorteile für Ihr Unternehmen selbst

Auch Ihr Unternehmen selbst profitiert von VoIP-Integrationen. Einige nicht zu unterschätzende Vorteile für Unternehmen sind:

  • Mitarbeiter können sich von überall aus einloggen
  • Nahtlose interne und externe Kommunikation
  • Ideal für virtuelle Callcenter
  • Einfache Installation und Updates in der Cloud
  • Kosteneffizienter als analoge Systeme
  • Unbegrenztes Hinzufügen von Apps
  • Einfach skalierbar

Welche Apps können Sie mit Ihrer Online-Telefonie verbinden?

VoIP-Integrationen erhöhen die Effizienz Ihres Online-Geschäftstelefonsystems erheblich. Da es einfach und kostengünstig ist, diese Integrationen zu nutzen, liegt es allein an Ihnen zu entscheiden, welche Apps Sie verbinden möchten.

CRM

Die meisten Unternehmen nutzen heutzutage ein CRM-System: ein Programm, mit dem sie die Beziehungen zu ihren Kunden pflegen. Diese Anwendungen sind unverzichtbar für ein ordentliches Kundenmanagement und das Versenden von E-Mails. Aber selten können Sie damit auch telefonieren. Durch die Verbindung Ihres CRM-Tools mit Ihrem Online-Telefonsystem sparen Sie eine Menge Zeit, um Kundendaten, Bestellnummern und andere Informationen abzurufen. Wenn jemand anruft, haben Sie dann sofort alle Informationen auf einem Silbertablett.

ERP

Online-Telefonie kann mit nahezu allen möglichen Geschäftsanwendungen verbunden werden, also nicht nur mit Systemen für Kundenbeziehungen. Die gleiche Übung wie beim CRM kann auch für spezifischere Geschäftsanwendungen für Branchen wie Krankenhäuser, Callcenter, Buchhaltungs- oder Anwaltskanzleien, Supermarktketten und so weiter gemacht werden.

Chat oder SMS

Einige Menschen ziehen es vor zu chatten oder senden lieber eine Nachricht. Eine VoIP-Integration ermöglicht es dann, vom Telefonieren zum Chatten oder SMS zu wechseln. Mit einer App, die SMS oder Chat unterstützt, können Sie dann aus Ihrem gewohnten CRM-System Ihre Kunden über das Kommunikationsmittel ansprechen, das sie bevorzugen.

KI und Transkription

Manchmal reicht es nicht aus, während eines Telefonats Notizen zu machen. Mit KI- und Transkriptions-Apps erhalten Sie nach einem Anruf automatisch eine schriftliche Version des Gesprächs. Diese Apps sind nützlich, um schnell einen Überblick über den Inhalt vorheriger Telefongespräche zu erhalten. Es ist auch äußerst nützlich, um neue Mitarbeiter zu schulen, da sie so lernen können, wie man mit schwierigen Kunden umgeht.

Die Kombination aus Online-Telefonie und Apps ist für jedes Unternehmen anders. Es liegt an Ihnen als Unternehmensleiter, die Tools auszuwählen, die den größten Nutzen aus Ihrer Online-Geschäftstelefonie ziehen. In der Belfabriek App-Store finden Sie einen vollständigen Überblick über die zahlreichen Apps, mit denen Sie die Telefonieplattform verbinden können.

Belfabriek: Software-Ökosystem und maßgeschneiderte Online-Telefonie

Belfabriek, der Spezialist im Bereich der geschäftlichen Online-Telefonie, verbindet Ihre Online-Telefonie mit all Ihren Lieblings-Apps. Ein Expertenteam hilft täglich Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und ihre Kommunikation über alle denkbaren Kanäle zu verbessern: Chat, Telefon, SMS, E-Mail.

Holen Sie noch mehr aus Ihren verschiedenen Geschäftsanwendungen und der Online-Telefonie dank der VoIP-Integrationen von Belfabriek heraus!