Um selbst bestimmen zu können, was passiert, wenn die Telefonnummer Ihres Unternehmens angerufen wird, ist ein Anrufplan erforderlich. Aber was genau ist ein Anrufplan? Warum benötigen Sie eines und worauf sollten Sie achten, wenn Sie ein Anrufplan erstellen?

Was ist ein Anrufplan?

Mit einem Anrufplan bestimmen Sie, was genau passiert, wenn Ihre geschäftliche Telefonnummer angerufen wird. Es ist vergleichbar mit einem Schritt-für-Schritt-Plan. Ab dem Moment, in dem das Telefon klingelt, können Sie selbst festlegen, wie Ihr Kunde angesprochen wird. So können Sie einstellen, dass zu Beginn eine bestimmte Nachricht mit wichtigen Informationen für den Anrufer abgespielt wird. Das nennen wir auch eine Begrüßungsnachricht. Auch kann im Anrufplan festgelegt werden, dass auf eine Voicemail oder eine bestimmte Abteilung weitergeleitet werden soll. Das Anrufplan ist kurz gesagt ein Blaupause der Reise, die der Anrufer unternimmt, wenn er Sie anruft, damit Ihr Kunde bestmöglich betreut wird.

Warum ist ein Anrufplan wichtig?

Ein Anrufplan stellt sicher, dass Sie gut darüber nachgedacht haben, wie genau Sie möchten, dass die Kunden, die Sie anrufen, angesprochen werden. Was sollen Ihre Kunden als Erstes hören? Wie stellen Sie sicher, dass sie so schnell wie möglich zur richtigen Person gelangen? Möchten Sie überflüssige Anrufe abfangen, indem Sie in einer Sprachnachricht auf Ihre Website oder auf eine Voicemail verweisen, auf der der Kunde eine Nachricht hinterlassen kann? Alles Fragen, die Sie sich beim Erstellen eines Anrufplans stellen können. Letztendlich wird ein gutes Anrufplan dafür sorgen, dass Ihre Kunden schnell und zufriedenstellend betreut werden, wenn sie Sie anrufen.

Worauf achten beim Erstellen eines Anrufplans?

Es ist nicht schwierig, ein Anrufplan zu erstellen. Solange gut darüber nachgedacht wird, wie Sie es gerne hätten. Beachten Sie dabei auf jeden Fall die folgenden Punkte:

  • Denken Sie gut über die erste Meldung oder die Begrüßungsnachricht nach, die Ihre Kunden hören werden. Ein erster Eindruck ist immer wichtig und kann entscheidend für den Verlauf des restlichen Gesprächs sein.
  • Lassen Sie einen Anrufer nicht länger als 20 bis 30 Sekunden warten, bevor jemand ans Telefon geht. Dies verhindert Irritationen oder sogar Kunden, die das Gespräch beenden.
  • Beachten Sie, dass, wenn auf eine Mobilnummer weitergeleitet wird, dies bis zu 5 Sekunden zusätzliche Wartezeit verursachen kann. Dies kann sich auf Ihr Anrufplan auswirken, da Sie die Wartezeit nicht zu lange werden lassen möchten.

Schließlich ist ein Anrufplan nie für immer festgelegt. Sie können es jederzeit an neue Erkenntnisse oder veränderte Umstände anpassen. Hören Sie auf die Erfahrungen Ihrer Kunden und Mitarbeiter und passen Sie Ihr Anrufplan entsprechend an. So bleibt Ihre telefonische Erreichbarkeit stets auf dem neuesten Stand. Für Kunden von Belfabriek ist dies ein Kinderspiel, unter anderem über die benutzerfreundliche App. Damit können Sie mit einem Knopfdruck das Anrufplan einfach ändern und sofort aktivieren, wo auch immer Sie sind, zu Hause, im Urlaub, auf Geschäftsreise, das spielt keine Rolle.