Beim Einrichten eines Telefonsystems möchtest du Anrufer so schnell wie möglich bedienen. Dies ist nicht nur wichtig für einen kundenfreundlichen Auftritt, sondern ermöglicht es deinem Unternehmen auch, alle Mitarbeiter optimal zu nutzen.

Eine der nützlichen Funktionen einer Telefonanlage, die hierfür eingesetzt werden kann, ist eine Durchwahlnummer.

Im Folgenden erfährst du, was eine Durchwahlnummer ist, wie du sie einrichten kannst und die vier wichtigsten Gründe, warum eine Durchwahlnummer für jedes große Unternehmen unverzichtbar ist.

Was ist eine Durchwahlnummer?

Eine Durchwahlnummer ist ein kurzer Code, bei dem der Anrufer direkt zu einem bestimmten Gerät oder Mitarbeiter weitergeleitet wird.

Ein anderer Begriff, der für Durchwahlnummer verwendet wird, ist Kurzwahlnummer. Eine Durchwahlnummer kann nach dem Auswahlmenü gewählt werden. Im Auswahlmenü kann eine bestimmte Abteilung gewählt werden oder die Durchwahlnummer der Person.

Je nach getroffener Wahl wird der Anrufer dann auf Abteilungs- oder Personenebene verbunden.

Eine Durchwahlnummer kann auch bei internen Anrufen gewählt werden.

Wie wird eine Durchwahlnummer eingerichtet?

Die Grundlage einer Durchwahlnummer ist, dass jeder Mitarbeiter mit einer persönlichen Durchwahlnummer ausgestattet ist, die mit dem Telefon verbunden ist. Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter seine persönliche Durchwahlnummer kennt, musst du diese in der Telefonanlage für jeden Benutzer programmieren.

Die Einstellungen der Durchwahlnummer können vollständig auf die Wünsche und Anforderungen der Organisation abgestimmt werden. Darüber hinaus können sie flexibel angepasst oder skaliert werden.

Warum solltest du dich für eine Durchwahlnummer entscheiden?

Das Einrichten einer Durchwahlnummer bietet viele Vorteile, sowohl für die Anrufer als auch für die Mitarbeiter der Organisation.

Nachfolgend die wichtigsten Vorteile einer Durchwahlnummer:

1. Kunden werden direkt zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet

Da die Nummer mit einem bestimmten Mitarbeiter verknüpft ist, gelangt der Anrufer direkt zum richtigen Ansprechpartner.

2. Ein verbessertes Kundenerlebnis

Da Kunden schneller von dem richtigen Mitarbeiter bedient werden, trägt dies zu einem besseren Kundenerlebnis bei. Eine Durchwahlnummer ist eine intelligente Lösung, um deine Geschäftstelefonie effizienter zu gestalten.

3. Effizienter und produktiver arbeiten

Eine Durchwahlnummer ist sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter effizienter. Da der Anrufer direkt die richtige Person am Apparat hat, wird unnötiges Weiterverbinden vermieden. Auf diese Weise werden Kunden schneller bedient und Mitarbeiter können mehr Kunden betreuen.

4. Flexibel und zukunftssicher arbeiten

Das Einrichten einer Durchwahlnummer kann flexibel an die Wünsche und Anforderungen der Organisation angepasst werden. Mitarbeiter bleiben gut erreichbar, unabhängig davon, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Darüber hinaus können Durchwahlnummern in Zeiten erhöhter Nachfrage oder wenn dein Unternehmen wächst, leicht skaliert werden.