Durch ein landesweites Erscheinungsbild – und, falls zutreffend, die günstigen Telefonkosten – lädst du mehr Menschen ein, dich anzurufen. Dabei wirst du feststellen, dass Anrufer einige Fragen haben, von denen einige häufig wiederkehren. Und du möchtest natürlich einen guten Eindruck hinterlassen.

Eine effektive FAQ-Seite ist unverzichtbar, aber in diesem Artikel zeigen wir, wie du diese häufig gestellten Fragen einfacher und schneller am Telefon beantwortest. Dies entlastet den Druck auf deine Mitarbeiter, ermöglicht es dir, längere Öffnungszeiten zu haben und erhöht das Vertrauen und die Kundenzufriedenheit.

Es ist wichtig, die Zeit effizient für wertvolle Aufgaben innerhalb deines Kundenserviceteams zu nutzen.

Im folgenden Schritt-für-Schritt-Plan betrachten wir, wie du Teile deines telefonischen Dienstes automatisierst, indem du die praktischen Funktionen nutzt, auf die du als Kunde der Belfabriek Zugriff hast. Lies schnell weiter und folge den nächsten Schritten:

Schritt 1: Zuerst inventarisieren

Bevor du deine Telefonnummer neu einrichtest, ist es wichtig zu wissen, mit welchen häufigen Fragen Anrufer Kontakt aufnehmen. Erstelle eine Liste davon und betrachte diese Fragen aufmerksam. Nicht alle Fragen kannst du schneller beantworten.

So kann es sein, dass Kunden spezifische Informationen über ihr Konto, ihre Akte oder ihren Vertrag haben, für die deine Mitarbeiter manuell das System konsultieren müssen. Aber andererseits kann es auch allgemeine Fragen geben, die viele Kunden stellen und auf die die Antworten immer gleich sind. Mit dieser Art von Fragen werden wir arbeiten, indem wir eine organisierte FAQ-Struktur erstellen.

Schritt 2: Automatisch oder persönlich beantworten?

Die Idee ist, deine Kunden durch ein Anrufmenü so schnell wie möglich zur Antwort auf ihre Frage zu führen. Eine klare Kommunikation spielt dabei eine wichtige Rolle. Fragen fallen meist in Kategorien, zum Beispiel über die Abrechnung, Bedingungen, Lieferung oder technische Fragen.

Deine Mitarbeiter können diese beantworten, aber in einigen Fällen ist es auch möglich, Fragen durch eine automatisierte Ansage zu beantworten. Es kann sein, dass in deiner Situation eine Mischung aus beiden Ansätzen am logischsten ist. Das Einbeziehen gut optimierter FAQ-Fragen kann die Effizienz weiter verbessern, indem repetitive Fragen reduziert werden.

Schritt 3: Entwirf deine neue Menüstruktur

Jetzt, da du weißt, welche Fragen am häufigsten gestellt werden und welche du automatisch beantworten kannst, ist es an der Zeit, eine neue Menüstruktur zu entwerfen. Es ist entscheidend, wichtige Informationen gut zu organisieren, damit Kunden einfach navigieren, finden, was sie brauchen, und ihre Bedürfnisse erfüllt werden. Kunden der Belfabriek haben Zugang zu allerlei praktischen Funktionen, die du in diese Struktur einbauen kannst:

Beim Entwerfen deines Menüs ist es wichtig, Anrufer nicht zu ermüden. Zwei Entscheidungen hintereinander in einem Anrufmenü tolerieren die meisten Menschen noch, aber eine Struktur, bei der sie öfter wählen müssen, kann zu Frustrationen führen, und das möchtest du vermeiden. Es gibt auch Menschen, die in allen Fällen lieber einen deiner Mitarbeiter persönlich sprechen. Wir empfehlen, diese Möglichkeit standardmäßig einzubauen in das Auswahlmenü, zum Beispiel als letzte der Optionen.

Schritt 4: Zusätzliche Funktionen

Im ersten Schritt haben wir angegeben, dass nicht alle Fragen automatisiert beantwortet werden können. Das ist nicht ganz richtig, denn unser Interactive Voice Response (IVR)-System ermöglicht Verbindungen mit deiner Datenbank. Wo unsere Standardfunktionen aufhören, geht unsere Maßgeschneiderte Schaltung weiter.

Wir erstellen diese Art von Funktionen, wie der Name schon sagt, maßgeschneidert für unsere Kunden. Unabhängig von der Größe deines Unternehmens. So haben wir es ermöglicht, dass die Servicenummer einer Bank vollautomatisch den Kontostand des Kunden meldet und dass ein Energieversorger die Zählerstände an Benutzer weitergibt. Es ist essenziell, häufig gestellte Fragen klar und übersichtlich beantwortet zu haben.

Stell dir vor, wie viel Zeit du bei deinen Mitarbeitern freimachst, wenn du diese Art von Informationsanfragen automatisieren kannst. Möchtest du mehr über die technischen Möglichkeiten von maßgeschneiderten Schaltungen erfahren, nimm Kontakt mit uns auf, auch über Tel. 0800-BELFABRIEK.