Ein Unternehmer, der über die Nutzung von Geschäftstelefonie nachdenkt, wird oft den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen. Das Angebot im Telefonielandschaft ist so umfangreich, und nur Telefongespräche zu führen oder eingehende Anrufe zu bearbeiten, deckt längst nicht mehr alles ab.

Wer Geschäftstelefonie sagt, sagt auch mobiles Kommunizieren, automatisches Anrufmanagement, Registrierung, Nachverfolgung, Videotelefonie, Fernkonferenzen, Telearbeit und noch vieles mehr. Jedes Unternehmen hat eigene Bedürfnisse. Es ist daher wichtig, dass Sie nicht nur wissen, was auf dem Markt verfügbar ist, welche Bedürfnisse spezifisch für Ihr Unternehmen sind oder wer Ihnen diese Lösungen anbieten kann, sondern auch, was die Kosten sind, die damit verbunden sind, oder was das in Bezug auf Zeitaufwand und Infrastruktur bedeutet.

Ihre Bedürfnisse ermitteln

Wenn Sie auflisten, welche Funktionen und Anwendungen Ihr Unternehmen benötigt, ist es wichtig, nicht nur darauf zu achten, was Sie heute bereits nutzen und wie Sie den aktuellen Betrieb möglicherweise in ein besser funktionierendes, günstigeres oder moderneres Telefonsystem umwandeln können. Es ist mindestens ebenso wichtig, auch Änderungen und neue Techniken zu berücksichtigen, die in Zukunft genutzt werden können. Dabei muss ermittelt werden, wie skalierbar und flexibel anpassbar das System ist.

Die Implementierung von Geschäftstelefonie kann keine übereilte Entscheidung sein. Ihr Unternehmen ist nämlich auf eine optimale Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern angewiesen. Die Wünsche Ihrer Kunden sind auch Ihre Wünsche, denn Kunden werden immer anspruchsvoller und erwarten, dass Sie stets gut erreichbar sind. Wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben bedeutet heute nicht mehr nur, den besten Preis zu bieten, sondern auch die bestmögliche Kundenerfahrung zu bieten.

Möchten Sie eine schnelle Weiterleitung von Anrufern an den richtigen Dienst oder die richtige Person? Dies kann über eine traditionelle Rezeptionistin erfolgen, die alle Anrufe beantwortet und weiterleitet, aber dies kann auch reibungsloser über ein automatisches Auswahlmenü dank VoIP geschehen. Möchten Sie eine Warteschlange mit Ansage nutzen? Dann reicht eine klassische Telefonzentrale nicht mehr aus und es müssen die notwendigen Anpassungen vorgenommen werden. Möchten Sie Möglichkeiten, bei denen Sie auch außerhalb des Unternehmens über Durchstellen auf Ihrem Smartphone erreichbar sind? Oder möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter Anrufe über den Laptop beantworten?

Möchten Sie eine Verbindung mit Ihrer Kundendatenbank bereitstellen, um bei jedem Anruf sofort die offenen Bestellungen einzusehen? Möchten Sie Ihre VoIP-Telefonzentrale im Unternehmen platzieren und selbst verwalten, oder möchten Sie diese lieber auslagern? Möchten Sie auch Videotelefonie ermöglichen? Alles Fragen, auf die nur Sie die Antwort kennen, die aber eine große Rolle bei der endgültigen Wahl des Anbieters oder Pakets für Ihre Geschäftstelefonie spielen.

Entscheidungen treffen

Eine wohlüberlegte Entscheidung bringt viele Vorteile mit sich. Ein Anbieter, der mit Ihnen mitdenkt, kann viel auf Ihrer Telekomrechnung sparen. Sie können dafür sorgen, dass Ihre Kommunikationsmittel stets auf dem neuesten Stand sind, dass die Sicherheit Ihrer Daten rund um die Uhr überwacht oder mit einem Backup versehen wird und dass mit der notwendigen Flexibilität auf jede Veränderung in Ihrem Unternehmen reagiert werden kann.

Oft wird bei dieser Wahl zuerst auf den Preis eines angebotenen Pakets geschaut, aber wie bei jedem Vertrag sind auch die kleinen Details wichtig. Gibt es einen Aufpreis für bestimmte Anrufe oder ist alles standardmäßig im Paket enthalten? Müssen Sie Ihre Telefonzentrale selbst warten oder ist dies in einem Hosting-Paket enthalten? Wie schnell können Änderungen vorgenommen werden? Wen können Sie bei Fragen oder Problemen erreichen und vor allem, wann ist dieser Dienst erreichbar?

Bei der Wahl Ihrer Geschäftstelefonie sind Sie der Kunde und haben Anspruch auf die bestmögliche Kundenerfahrung mit einer Lösung, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist!