Mit Freiwilligen eine Hotline einzurichten, ist eine echte Aufgabe: Eingehende Telefongespräche müssen perfekt weitergeleitet werden, wenn man ein vertrauliches Gespräch und ein offenes Ohr bieten möchte.

Was sind die Anforderungen für einen solchen telefonischen Hilfsdienst und welche Schritte muss man unternehmen, um eine Hotline erfolgreich einzurichten? Lassen Sie uns diese Schritt für Schritt durchgehen:

Was macht eine Freiwilligen-Hotline?

Eine Freiwilligen-Hotline hilft Menschen, Probleme zu lösen, oder bietet ein offenes Ohr, damit Menschen über ihre Probleme sprechen können. Einige Beispiele für Freiwilligen-Hotlines sind Telefonnummern, bei denen man zuhören und über finanzielle Probleme, psychische Gesundheit, Scheidung, den Verlust eines geliebten Menschen oder einfach ein gutes Gespräch führen kann.

Oft werden diese Hotlines von fachkundigen Freiwilligen besetzt, die in ihrer Freizeit ein offenes Ohr bieten. Diese Freiwilligen müssen sich gut in andere hineinversetzen können und Verständnis für verschiedene Situationen zeigen. Diese Telefonleitungen sind oft an jedem Werktag erreichbar, manchmal auch am Wochenende oder in der Nacht.

Vor allem emotional kann eine Hotline viel von den Freiwilligen verlangen. Daher ist es angenehm, wenn die Technik rund um die Hotline Tag und Nacht reibungslos funktioniert.

Dank der Benutzerfreundlichkeit und der vielen Telefonfunktionen unseres Interactive Voice Response-Systems (IVR) können Sie die Hotline so einrichten, wie Sie es möchten, damit sich die Freiwilligen voll und ganz auf die Gespräche konzentrieren können und der Anrufer seine Geschichte erzählen kann.

Schritt 1: Wählen Sie eine schöne Telefonnummer

Natürlich können Sie eine Hotline mit Ihrer lokalen Telefonnummer einrichten. Damit erhalten Sie eine stark lokale Ausstrahlung, was nicht immer wünschenswert ist, wenn Sie ein landesweites Publikum anziehen möchten. Daher empfehlen wir Ihnen eine nationale Telefonnummer. Mit einer nationalen Telefonnummer kann jeder Sie zu lokalen Kosten aus dem ganzen Land anrufen.

Eine 0800-Nummer ist für Anrufer kostenlos, was bedeutet, dass die Anrufkosten zu Ihren Lasten gehen. Bei einer 0900-Nummer können Sie den Tarif selbst festlegen, wodurch es möglich sein wird, einen kostendeckenden Dienst anzubieten oder sogar Einnahmen zu generieren.

Möchten Sie keine kostenlose oder kostenpflichtige Hotline, sondern dass Anrufer zum normalen Tarif anrufen können, wählen Sie eine 085-Nummer. Wir haben eine lange Liste mit verfügbaren 0800/085 und 0900-Nummern, die Sie direkt reservieren können.

Schritt 2: Verbinden Sie die Freiwilligen mit der Hotline

Jetzt, da die Nummer Ihnen gehört, müssen Sie auf unserer Telefonie-Plattform einstellen, wo das Telefon klingeln soll, wenn jemand anruft. Diese Endziele können die Festnetz- oder Mobilnummern der Freiwilligen sein. Oder das Haustelefon. Oder eine App von uns, die sie auf dem Computer installieren.

So machen wir jeden Teil des Anrufteams und Sie haben ein virtuelles Callcenter.

Auf unserer Teamseite kann jeder Mitarbeiter einstellen, ob er in diesem Moment verfügbar ist, um Anrufe zu beantworten. So weiß unser Computer genau, an wen er in diesem Moment weiterleiten kann.

Ihre Hotline ist jetzt optimal erreichbar. Diese Technik funktioniert für 1 bis zu 250 Personen und ist dieselbe Technik, die auch für Notrufnummern verwendet wird, die auch nachts erreichbar sein müssen, wie Transplantationsleitungen.

Schritt 3: Fügen Sie weitere Funktionen hinzu

Sie haben inzwischen eine leicht zu merkende Nummer für Ihre Hotline, die Anrufer zu den verfügbaren Freiwilligen weiterleitet. Aber was passiert, wenn alle Mitarbeiter im Gespräch sind? Dank der praktischen Telefonfunktionen von Belfabriek können Sie Ihre Nummer darauf vorbereiten.

So können Sie beispielsweise einen Begrüßungstext mit den Öffnungszeiten aufnehmen und diesen anpassen, wenn Sie nicht erreichbar sind. Mit einem Auswahlmenü geben Sie den Anrufern Optionen, aus denen sie wählen können, sodass sie direkt zum richtigen Kollegen weitergeleitet werden. Und mit einer Warteschlange platzieren Sie Anrufer in die Warteschleife, wenn es gerade beschäftigt ist. Wird die Warteschlange zu lang, können Sie einstellen, dass Anrufer gebeten werden, eine Nachricht auf dem digitalen Anrufbeantworter zu hinterlassen.

Haben Sie spezielle Wünsche? Dann kann Ihr eigener Entwickler mit unserer Telefonie-API (Application Programming Interface) eine perfekte maßgeschneiderte Lösung erstellen.

Die Telefongesellschaft für Hotlines

Wie Sie sehen, ist es durchaus machbar, einen telefonischen Hilfsdienst einzurichten. Bei Belfabriek ist es möglich, klein anzufangen und immer größer zu werden. Alle unsere Kunden erhalten nämlich Zugang zu denselben Funktionen, mit denen Sie Ihre Nummer im Laufe der Zeit erweitern können. Haben Sie noch Fragen zur Einrichtung einer Freiwilligen-Hotline? Wir geben Ihnen gerne weitere Informationen oder starten Ihre Hotline über 0800-325 3227!