Ab Januar 2015 werden die Gemeinden für die Jugendhilfe, Arbeit und Einkommen sowie die Pflege von chronisch Kranken und älteren Menschen verantwortlich. Sie müssen dann auch einen gut funktionierenden (telefonischen) Ansprechpartner dafür eingerichtet haben. Viele Gemeinden haben derzeit Fragen, wie dies genau zu tun ist. In diesem Artikel haben wir die am häufigsten gestellten Fragen und Antworten aufgelistet.

Obwohl die Maßnahmen erst in einigen Wochen in Kraft treten, sind die Gemeinden bereits seit einiger Zeit damit beschäftigt, die notwendige Infrastruktur aufzubauen, um die neuen Aufgaben gut erfüllen zu können.

Viele Gemeinden stellen dabei fest, dass die bisherige Regelung der telefonischen Erreichbarkeit — in einigen Fällen buchstäblich nicht mehr als ein Handy, das von einem Mitarbeiter mitgenommen wurde — nicht mehr ausreicht.

Aber wie sollte das dann geregelt werden? Welche Funktionen sind dafür notwendig? Wie sollten diese eingerichtet werden und wie lange wird das dauern?

Das sind nur einige der konkreten Fragen, auf die kommunale Mitarbeiter eine Antwort suchen.

Wählen Sie eine geeignete Nummer

Der erste Schritt ist die Wahl einer geeigneten Telefonnummer. Das kann eine bestehende Nummer sein, aber manchmal erweist es sich als notwendig, eine neue Nummer zu beantragen. Diese Nummer muss natürlich rechtzeitig zugewiesen und angeschlossen werden können. Dabei haben Sie die Wahl aus einer Reihe von Nummerntypen. Welchen Nummerntyp Sie auch wählen, Sie haben immer Zugriff auf das vollständige Paket an Zusatzfunktionen, das die Belfabriek bietet.

Welche Nummerntypen gibt es?

  • 0800-Nummern Häufig verwendet und für Ihre Anrufer sofort erkennbar als eine Nummer, die kostenlos angerufen werden kann. Wenn Sie davon ausgehen, dass kommunale Dienste immer für alle zugänglich sein müssen, dann ist eine 0800-Nummer die perfekte Wahl.
  • 0900-Nummer Zugänglich zu einem festen, niedrigen Tarif. Sie legen den Tarif selbst fest und behalten so die Kosten Ihrer telefonischen Erreichbarkeit im Griff. Stellen Sie sicher, dass Sie den von Ihnen gewählten Tarif bei jeder Erwähnung Ihrer 0900-Nummer deutlich kommunizieren.
  • 088-Nummern Diese Nummern werden in Serien von 100, 1000 oder sogar 10.000 ausgegeben. Hat Ihre Gemeinde bereits eine solche Nummer, können Sie oft einfach eine zusätzliche Nummer aktivieren lassen. Haben Sie Fragen zu 088-Nummern, nehmen Sie gerne Kontakt mit unserem Kundenservice auf.
  • 085-Nummern Perfekt, wenn Sie die Nummer schnell live haben müssen. Wir verfügen über eine große Auswahl an 085-Nummern, die wir aus Vorrat liefern können und oft schon innerhalb eines Tages anschließen können.
  • Eine normale, lokale Vorwahl Möchten Sie eine Nummer innerhalb Ihrer eigenen Region und dennoch alle Zusatzfunktionen nutzen? Auch das ist möglich! Wir liefern Telefonnummern mit einer großen Auswahl an Regionen. Auch mit diesen lokalen Nummern nutzen Sie alle unsere zusätzlichen Funktionen.

Haben Sie keine Wahl treffen können oder haben Sie Fragen zur Wahl einer Nummer? Rufen Sie gerne einen unserer Experten an. Sie helfen Ihnen gerne weiter. Sie können uns kostenlos unter 0800-BELFABRIEK erreichen.

Wer wird die Anrufe entgegennehmen?

In vielen Fällen werden ein oder mehrere kommunale Mitarbeiter während der Bürozeiten die eingehenden Anrufe beantworten müssen. Das können Personen in derselben Abteilung sein, aber es kann auch sein, dass diese Mitarbeiter in anderen Abteilungen untergebracht sind. Einige Gemeinden werden ein eigenes oder sogar ein externes Callcenter nutzen, um Anrufe entgegenzunehmen.

Aber wie lösen Sie das außerhalb der Bürozeiten?

Die Belfabriek bietet Ihnen ein praktisches und einfach zu bedienendes Online-Dienstplansystem, mit dem Sie Dienstpläne für alle Ihre Mitarbeiter wöchentlich oder monatlich verwalten. So haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, welcher Mitarbeiter eingehende Anrufe entgegennimmt. Sollte ein Mitarbeiter unerwartet krank oder anderweitig verhindert sein, können Sie dies einfach und schnell anpassen. Sie können dies zentral lösen, wobei ein Administrator bestimmt, wohin Anrufe geliefert werden, oder dezentral, wobei Mitarbeiter sich selbst im System verfügbar melden. Unsere Spezialisten können Ihnen mehr über die verschiedenen Lösungen und Möglichkeiten erzählen.

Welche Lösung Sie auch wählen, Sie müssen keine zusätzliche Software auf Ihren Computern installieren oder von der IT-Abteilung installieren lassen. Alles kann über den Browser oder mit unseren iOS-Apps für iPhone und iPad geregelt werden. Wir bieten separate iOS-Apps für Nummerneigentümer und für telefonische Mitarbeiter. So hat jeder immer genau die Informationen, die benötigt werden.

Sorgen Sie auch für die Qualitätsüberwachung

Sie möchten natürlich sicherstellen, dass alles vom ersten Tag an perfekt geregelt ist. Werden alle Anrufe an der richtigen Stelle geliefert? Werden Fragen richtig und korrekt beantwortet?

Die umfassenden Anrufstatistiken — standardmäßig in Ihrem Abonnement enthalten — zeigen Ihnen genau, wie viele Anrufe Sie erhalten haben, wo diese geliefert wurden, wie lange sie gedauert haben und vieles mehr. Sie können diese Statistiken sogar in periodischen Berichten per E-Mail erhalten. So wissen Sie immer genau, wie Ihre Nummer funktioniert.

Um die Frage zu beantworten, ob Anrufe richtig und korrekt bearbeitet werden, nutzen Sie unsere Premium-Funktion Anrufaufzeichnung. Dabei werden alle Anrufe aufgezeichnet und sicher in unserer Cloud-Umgebung gespeichert. Nur als Nummerneigentümer haben Sie Zugriff auf diese Anrufe. Sie können die Aufnahmen einfach über Ihr Online-Kontrollpanel anhören. Unsere Spezialisten können Ihnen mehr über diese einzigartige Zusatzfunktion erzählen.

Wie lange dauert es, bis ich meine Nummer nutzen kann?

Die Antwort auf diese Frage hängt hauptsächlich davon ab, ob Sie eine bestehende Nummer oder eine neue Nummer verwenden werden.

Muss eine neue Nummer beantragt werden, müssen Sie damit rechnen, dass die Bearbeitung Ihres Antrags durch die ACM etwa drei Wochen in Anspruch nimmt.

Wenn Sie eine bestehende Nummer verwenden oder sich für eine 085-Nummer entscheiden, ist es oft schon möglich, Ihre Nummer innerhalb weniger Tage angeschlossen und eingerichtet zu haben.

Unsere Mitarbeiter können Ihnen mehr über das Verfahren und die Anzahl der Tage erzählen, die in Ihrem Fall erforderlich sein werden.

Möchten Sie mehr wissen?

Haben Sie noch Fragen oder möchten Sie mehr wissen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns über unsere kostenlose Nummer 0800-BELFABRIEK auf. Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen gerne weiter.

Möchten Sie lieber alles ausprobieren, bevor Sie einen Kauf tätigen, kann einer unserer Mitarbeiter eine Testumgebung für Sie einrichten, damit Sie und Ihre Mitarbeiter das System kennenlernen können.