Du hast deine Website eingerichtet, die Lagerhaltung und die Lieferung von Bestellungen sind geregelt und die ersten Bestellungen kommen vielleicht sogar schon rein. Aber hast du deinen telefonischen Kundenkontakt gut organisiert?

Nicht alle Kunden eines Online-Shops möchten ausschließlich per E-Mail, Online-Formulare, Foren oder Chat mit dir in Kontakt treten. Kunden möchten wissen, dass hinter deiner digitalen Schaufenster auch echte Menschen arbeiten.

Für viele Kunden ist das Fehlen einer Möglichkeit zum direkten Kontakt sogar ein Grund, den Online-Shop wieder zu verlassen. Du verlierst dann einen Kunden, der bereit war zu kaufen!

Dies lässt sich ganz einfach lösen, indem du eine kundenfreundliche Telefonnummer auf der Website angibst.

Eine Telefonnummer gibt Kunden in einem solchen Fall die Möglichkeit, genau die Art von Kontakt zu suchen, die sie benötigen: um genau die eine, für sie wichtige Frage zu stellen, um ein wenig persönliche Aufmerksamkeit zu bekommen und eine beruhigende Antwort zu erhalten.

Und dennoch sollte dies nicht auf Kosten deiner eigenen Produktivität gehen. Besonders als Anfänger oder kleiner Webshop ist es wichtig, das Gleichgewicht zwischen Kundenkontakt und anderen Aktivitäten zu halten.

All dies lässt sich im Handumdrehen realisieren, ohne dass du in neue Telefone, Zentralen oder Netzwerke investieren musst!

Wir zeigen dir in diesem Artikel, wie du das machen kannst.

Der ideale telefonische Kundenkontakt für einen Webshop

Bevor wir darüber sprechen, wie wir den Kundenkontakt für einen Webshop einrichten können, ist es wichtig, zunächst die Frage zu klären, welche Anforderungen dieser telefonische Kundenkontakt erfüllen muss.

Nachfolgend listen wir die wichtigsten Anforderungen für einen solchen Dienst auf, welche die häufigsten Probleme sind und wie du diese einfach lösen kannst.

Perfekte Erreichbarkeit

In erster Linie muss ein telefonischer Kundenservice natürlich perfekt erreichbar sein. Das klingt vielleicht wie eine Selbstverständlichkeit, aber als Anfänger oder kleiner Webshop bist du wahrscheinlich nicht den ganzen Tag im Büro. Du hast Termine mit Lieferanten, bearbeitest Bestellungen, aktualisierst die Buchhaltung: Es gibt immer noch mehr zu tun. Du möchtest buchstäblich dort erreichbar sein, wo du dich gerade befindest. Deine Anrufe solltest du genauso einfach unterwegs oder von zu Hause aus beantworten können wie im Büro.

Wenn dein Shop bereits etwas größer ist und du Personal beschäftigst, möchtest du einfach zu Kollegen durchstellen können, auch wenn sie sich zu Hause befinden.

Eine Telefonnummer von Belfabriek ist in all diesen Fällen eine perfekte Lösung, da es sich hierbei um eine virtuelle Telefonnummer handelt. Anrufer werden über deine Telefonnummer an ein von dir eingestelltes Gerät weitergeleitet. Dies geschieht in Echtzeit, ohne dass der Anrufer etwas davon bemerkt.

Du kannst erst wirklich flexibel arbeiten, wenn du die Geräte, an die Gespräche weitergeleitet werden, schnell und einfach ändern kannst, wann immer es nötig sein sollte.

Kunden von Belfabriek tun dies in Echtzeit, so oft wie nötig und ohne zusätzliche Kosten mit unserem Telefon-Tool.

Wichtige Funktionalität

Genau wie dein Webshop möchtest du auch deinen telefonischen Kontakt professionell einrichten. So möchtest du, dass deine Anrufer mit einem vorab aufgenommenen Begrüßungstext angemessen begrüßt werden, sie gegebenenfalls in eine Warteschlange kommen, wenn du gerade im Gespräch bist, oder dass sie automatisch an den digitalen Anrufbeantworter weitergeleitet werden, damit du diese Kunden später noch sprechen kannst.

All diese und noch viele weitere Zusatzdienste werden vom Interactive Voice Response (IVR) System ausgeführt, das auch deine Gespräche weiterleitet.

Du entscheidest selbst, welche Telefonfunktionen du nutzen möchtest. Auch kannst du diese Einstellungen jederzeit ändern. So hast du die volle Kontrolle über deine Telefonnummer und stellst sicher, dass deine Nummer immer optimal an die Anforderungen deines Unternehmens angepasst ist!

Anrufstatistiken

Natürlich verfolgst du für deine Website genau, wie viele Menschen die Seite täglich besuchen, woher sie kommen, wie lange sie auf der Seite bleiben und vieles mehr. So kannst du schließlich deinen Webshop optimieren.

Aber warum nicht dasselbe mit deinem telefonischen Service tun?

Stell dir vor, wie du diesen verbessern kannst, indem du genau weißt, woher die Anrufer kommen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten am meisten angerufen wird und wie viele Anrufer bereits auflegen, bevor du den Anruf beantworten konntest?

Kunden von Belfabriek haben kostenlosen Zugang zu grafischen Statistiken, die diese und andere wichtige Daten über Gespräche und Anrufer direkt sichtbar machen. Sie können sogar wählen, diese Daten per E-Mail zu erhalten. So musst du dich nicht ständig einloggen und bleibst immer über die wichtigsten Daten informiert!

Immer und überall direkte Kontrolle über deine Nummer

Änderungen musst du zu den unerwartetsten Momenten vornehmen, und natürlich kannst du nicht mehrere Arbeitstage warten, um eine einfache Änderung der Einstellungen deiner Nummer vornehmen zu lassen.

Wir haben daher viel in eine Online-Umgebung investiert, die dir vollständigen Einblick und Kontrolle über die Telefonnummer gibt. Auch erhältst du bei uns eine App für Mobilgeräte oder Tablets, mit der du auch unterwegs deine Nummer verwalten kannst.

Deinen eigenen perfekten Kundenkontaktdienst einrichten

Nachdem wir gesehen haben, welche die wichtigsten Erwartungen sind, die ein professioneller telefonischer Kundenkontakt erfüllen muss, ist es an der Zeit, Schritt für Schritt zu sehen, wie du dies in die Praxis umsetzt. Kurz gesagt: wie du eine Nummer auswählst und beantragst und wie du anschließend den eigenen Kundenservice einrichtest.

Schritt 1: Eine Nummer wählen

Wenn du noch keine Telefonnummer hast, musst du zuerst eine Nummer auswählen und beantragen.

Lass uns beginnen, zu schauen, welche Nummerntypen es gibt und welche am besten für einen Webshop geeignet ist.

Du kennst natürlich die vertrauten 0800-Nummern, lokale regionsgebundene Telefonnummern und die von Webshops immer häufiger genutzten 085-Nummern.

Was ist der Vorteil dieser Nummern?

Erstens sind 085-Nummern nicht mit einem bestimmten Ort oder einer Region verbunden. Es sind also Nummern, die eine landesweite Ausstrahlung haben und direkt deutlich machen, dass du landesweit tätig bist.

Für Anrufer sind 085-Nummern attraktiv, da das Gespräch nie mehr kostet als ein Anruf zu einer normalen Festnetznummer.

Gleichzeitig ist eine 085-Nummer für dich günstiger als eine 0800-Nummer, da dir nicht alle Kosten für die Gespräche in Rechnung gestellt werden.

Diese 085-Nummern werden einzeln beantragt und zugewiesen. In den letzten Jahren ist die Nachfrage nach 085-Nummern so stark gestiegen, dass wir einen großen Block dieser Nummern auf Lager haben. In unserem 085-Nummernshop hast du daher eine große Auswahl an verfügbaren Nummern, die wir oft noch am selben Arbeitstag für dich einrichten und anschließen können.

Sobald dein Antrag bei uns eingeht, kümmern wir uns um die weitere Aktivierung der Nummer. Nachdem dein Nummernantrag genehmigt wurde, machen wir uns für dich an die Arbeit, um die Nummer auch funktionsfähig zu machen.

Ob du dich nun für eine 085-Nummer, eine lokale oder 0800-Nummer entscheidest, wenn du die neue Nummer bei Belfabriek registrierst, kümmern wir uns um die Beantragung und den Anschluss deiner Nummer und du hast sofort Zugang zu allen wichtigen Zusatzfunktionen.

Schritt 2: Die Einrichtung deiner Nummer

Jetzt, da du eine Nummer gewählt hast und der Antrag von uns bearbeitet wird, ist es an der Zeit, über die Einrichtung deiner Nummer nachzudenken.

Der Begrüßungstext

Das Erste, was Anrufer hören, wenn sie deine Nummer anrufen, ist der Begrüßungstext. Dieser soll Anrufer beruhigen: Sie sind jetzt telefonisch mit deiner Organisation verbunden und du tust alles, um das Gespräch so schnell und gut wie möglich abzuwickeln.

Wähle beim Aufnehmen dieses Textes eine passende Stimme. Das kann deine eigene Stimme sein oder die eines deiner Kollegen. Du kannst auch unsere günstigen professionellen Stimmen nutzen!

Geschlossen-Meldung

Erstelle auch eine Variante deines Begrüßungstextes für Tage und Zeiten, an denen du geschlossen und somit nicht erreichbar bist. Dieser Text wird auch als Geschlossen-Meldung bezeichnet. Diese wird separat aufgenommen und nur Anrufer außerhalb der Öffnungszeiten hören diesen Text.

Nach dem Abspielen einer Geschlossen-Meldung kannst du deine Anrufer mit dem digitalen Anrufbeantworter verbinden lassen. Dieser nimmt eine Nachricht des Anrufers auf und sendet diese dann an deine E-Mail-Adresse. Auf diese Weise kannst du zu einem für dich passenden Zeitpunkt reagieren.

Weitere Funktionen

Überlege auch, welche weiteren Funktionen du nutzen möchtest. Du findest eine vollständige Liste der verfügbaren Funktionen auf der Nummerneinstellungen-Seite des Dashboards.

Schritt 3: Auf dem Weg zur Einführung

Sobald dein Antrag bearbeitet und deine Nummer aktiviert wird, wird sich einer unserer Mitarbeiter mit dir in Verbindung setzen. Ab diesem Moment sorgen sie gemeinsam mit dir dafür, dass die Nummer genau so eingerichtet wird, wie du es möchtest.

Du erhältst zu diesem Zeitpunkt auch die Zugangsdaten für das Dashboard. Hier kannst du alle Einstellungen für die Telefonnummern verwalten.

Auf die Zukunft vorbereitet

Auch nach der Einführung wird deine Telefonnummer mit deinem Webshop mitwachsen.

Wächst dein Webshop und musst du eingehende Anrufe auf mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen verteilen? Dann kann das schnell und einfach geschehen, ohne dass es dich einen Cent extra kostet.

Auch zusätzliche Niederlassungen an anderen Orten im Land fügst du einfach zu deiner bestehenden Nummer hinzu!

Beginne noch heute

Du siehst: Der perfekte Start eines guten Kundenkontakts beginnt heute mit einer Telefonnummer von Belfabriek. Wenn du jetzt deine 085-Nummer beantragst, kannst du morgen schon perfekt erreichbar sein!