Telefonmitarbeiter können ihnen nicht entkommen: Anrufer, die es eilig haben. Ob diese Anrufer nun kurz davor stehen, in ein Flugzeug zu steigen, oder von Natur aus ungeduldig sind, sie verlangen nach einer optimierten Servicenummer.

Anrufer, die es eilig haben, wollen in der Regel drei Dinge:

  • So schnell wie möglich eine Person am Apparat haben
  • So schnell wie möglich eine Lösung für ihr Problem oder eine Antwort auf ihre Frage erhalten
  • Wenn die Mitarbeiter nicht erreichbar sind, eine Nachricht hinterlassen können und eine Bestätigung darüber erhalten

Vielleicht erkennen Sie sich in den obigen Punkten wieder. Eigentlich verdient jeder Anrufer, schnell bedient zu werden. Aber wie können Sie Ihre Organisation darauf vorbereiten? Zum Glück macht die Belfabriek dies dank eines hochmodernen Interactive Voice Response-Systems (IVR) möglich. Dieses IVR bietet Nummerinhabern nützliche Zusatzfunktionen. Für die Zufriedenstellung eiliger Anrufer sind diese Funktionen besonders geeignet. Schauen wir uns an, welche dieser Funktionen Sie aktivieren können.

So bedienen Sie Anrufer schneller

Wir haben es oben bereits erwähnt: Eilige Anrufer möchten so schnell wie möglich einen Ihrer Mitarbeiter sprechen. Mit einem Begrüßungstext bestätigen Sie, dass die Anrufer die richtige Nummer gewählt haben. Indem Sie diese Nachricht kurz halten, verhindern Sie, dass Anrufer frustriert werden. Dasselbe gilt für das Auswahlmenü, mit dem sich Anrufer zum richtigen Mitarbeiter durchstellen lassen: Sorgen Sie für eine begrenzte Anzahl von Optionen, verteilt auf maximal zwei Ebenen. So haben Anrufer im Handumdrehen einen Mitarbeiter am Apparat.

Leitungen besetzt? Aktivieren Sie die folgenden Funktionen

Trotz dieser Vorsichtsmaßnahmen kann es vorkommen, dass Ihre Mitarbeiter gleichzeitig im Gespräch sind und neue Anrufer nicht sofort bedienen können. Wie bereiten Sie sich darauf vor? Das IVR der Belfabriek bietet Ihnen zwei einfache Funktionen, die Sie direkt aktivieren können.

Die Warteschlange

Wenn alle Ihre Mitarbeiter im Gespräch sind, werden neue Anrufer in die Warteschlange gestellt. Wir versorgen diese mit angenehmer Musik und informieren den Anrufer alle 45 Sekunden, wie viele Personen noch vor ihm oder ihr warten. Es liegt an Ihnen, eine maximale Wartezeit festzulegen. Eine bewährte Praxis ist eine Wartezeit von maximal fünf bis acht Minuten. Wenn diese überschritten wird, erhält der Anrufer die Möglichkeit, eine Voicemail zu hinterlassen. Zeigen Sie, dass Sie serviceorientiert sind, und rufen Sie diese Person so schnell wie möglich zurück.

Der Überlauf

Mit dieser Funktion leiten Sie den sogenannten Überlauf an eine zweite Nummer weiter. Anrufer, die sonst in der Warteschlange landen würden, können dann sofort von einer Backup-Nummer bedient werden. Dies kann die Nummer eines anderen Mitarbeiters sein, der bei großem Andrang aushilft, oder eines Call-Centers, das nur bei großem Andrang diese zusätzlichen Gespräche annimmt. Diese Option ist am kundenfreundlichsten, da Sie die Geduld Ihrer Anrufer nicht auf die Probe stellen, sondern sie sofort durchstellen.

Erweiterte Lösungen

Mit den oben genannten Optionen kommen Sie schon ein gutes Stück weiter. Sie können jedoch noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie erweiterte Optionen in Ihren Erreichbarkeitsplan aufnehmen. Für weitere Informationen darüber kontaktieren Sie uns. Unsere Telefonnummer finden Sie am Ende dieses Artikels.

Rückruf aus der Warteschlange

Mit dieser intelligenten Option werden Anrufer automatisch zurückgerufen, wenn ein Mitarbeiter verfügbar wird.

Wie funktioniert das? Der Anrufer steht zunächst in der Warteschlange, bis die maximale Zeit abgelaufen ist. Danach wird der Anrufer gebeten, seinen oder ihren Namen aufzusprechen. Wenn das IVR die Nummer des Anrufers nicht erkennt, wird auch danach gefragt.

Sobald ein Mitarbeiter frei wird, erhält dieser eine Benachrichtigung, dass die Nummer in diesem Moment angerufen wird. Gleichzeitig spielt die Plattform die aufgenommene Audio ab, sodass Ihr Mitarbeiter vollständig auf das kommende Gespräch vorbereitet ist. Trotz der langen Wartezeit wird Ihr Interessent von Ihrer Professionalität beeindruckt sein.

Aktivieren Sie diese Funktionen jetzt

Sie möchten Ihren Kunden natürlich den besten Service bieten. Da Zeit Geld ist, gehört zu einem guten Service, die Anrufer schnell zu bedienen. Die Funktionen Warteschlange und Überlauf, die Sie früher in diesem Artikel kennengelernt haben, können Sie selbst aktivieren. Dasselbe gilt für den Begrüßungstext und das Auswahlmenü. Dafür gehen Sie zur Seite Nummerneinstellungen von Mein Belfabriek.

Möchten Sie mehr über die erweiterten Funktionen erfahren oder diese sofort aktivieren? Kontaktieren Sie dann unseren Kundenservice. Unsere Begrüßungsnachricht ist kurz, damit wir Sie sofort bedienen können. Unsere Telefonnummer finden Sie unten.

Wir helfen Ihnen gerne

Wie wir in einem früheren Artikel angaben, sind verpasste Anrufe gleichbedeutend mit entgangenem Umsatz. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Erreichbarkeitsplan den eiligen Anrufer berücksichtigt. Möchten Sie mehr über die oben genannten Funktionen erfahren oder benötigen Sie Hilfe bei deren Aktivierung? Wir sind bereit, Ihnen zu helfen, auch wenn Sie es eilig haben. Sie erreichen uns unter 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).