Virtuelle Telefonnummern, die Anrufe weiterleiten, sind aktiv auf unserem Interactive Voice Response-System.

Dieses IVR führt Aufgaben basierend auf den Anweisungen des Anrufers aus – durch Drücken einer Taste oder das Aufsprechen einer Nachricht.

Für dich ist diese Form der Automatisierung sehr praktisch: Mitarbeiter können ihre kostbare Zeit nun in andere Dinge investieren.

Viele Aufgaben, die das IVR ausführt, gehen einher mit dem Abspielen von Ansagetexten. Es gibt viele verschiedene Arten von Ansagetexten, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Gespräch abgespielt werden können.

Du kannst genau einstellen, welche Ansagetexte zu welchem Zeitpunkt abgespielt werden sollen. Nachfolgend eine Liste der am häufigsten verwendeten Ansagetexte. Unter dieser Liste einige Tipps für ein optimales Ergebnis.

Willkommensansage

Dies ist die erste Nachricht, die Anrufer hören, wenn sie mit deiner Telefonnummer verbunden werden. Dies ist eine wichtige Ansage, da du damit den ersten Eindruck machst. Nutze diese Gelegenheit mit einer freundlichen Nachricht, die Anrufer willkommen heißt und beruhigt.

Auswahlmenü-Ansage

Wenn du ein Auswahlmenü verwendest, ist diese Ansage unverzichtbar. Für jede Auswahl im Anrufmenü hört der Anrufer eine Ansage: „Wählen Sie 1 für…, wählen Sie 2, um mit der Abteilung zu sprechen…“ Beim endgültigen Weiterleiten an einen Mitarbeiter oder eine Abteilung spielt das IVR ebenfalls eine Nachricht ab („Sie werden nun verbunden mit…“). Vergiss nicht, auch eine Ansage für Anrufer aufzunehmen, die keine Auswahl treffen, zum Beispiel: „Sie haben keine Auswahl getroffen oder Ihre Auswahl wurde nicht erkannt…“

Warteschlangenansage

Steht ein Anrufer in der Warteschlange, weil alle Mitarbeiter im Gespräch sind? Für einen Anrufer kann dies eine frustrierende Erfahrung sein, aber mit den richtigen Ansagen wissen sie besser, woran sie sind, und sind weniger geneigt, aufzulegen: „Es sind noch…Wartende vor Ihnen."

Wenn die maximale Wartezeit erreicht ist, kannst du Anrufern die Option geben, eine Nachricht aufzusprechen. Das ist freundlicher, als sie zu bitten, zurückzurufen.

Ansage digitaler Anrufbeantworter

Mit dieser Ansage teilst du Anrufern mit, dass sie nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen können. Tipp: Erkläre auch, was nach dem Aufsprechen dieser Nachricht passiert. Was ein Anrufer am liebsten hört, ist, dass du die aufgesprochene Nachricht anhörst und schnell Kontakt aufnimmst.

Geschlossen- oder Öffnungszeitenansage

Diese Ansage informiert Anrufer über die Öffnungszeiten und wird nach Geschäftsschluss abgespielt.

Ansage Postleitzahlenrouting

Beim Postleitzahlenrouting muss der Anrufer die ersten Ziffern der Postleitzahl eingeben. Die Ansage fordert den Anrufer auf, dies zu tun, und erklärt, warum: „…damit wir Sie mit der nächstgelegenen Filiale verbinden können.“

Eine gute Stimme für deine Ansagen

Es gibt 3 Möglichkeiten, Ansagen bereitzustellen:

  • Indem du sie auf deinem Mobiltelefon aufnimmst. Speichere die Audiodatei und sende uns diese Datei per E-Mail.

  • Liefere uns den Text, den der Anrufer hören soll, und wir lassen ihn von einem professionellen Sprecher einsprechen. Hierfür fallen Kosten an, die der Sprecher in Rechnung stellt (rechne mit einmaligen Kosten von 100-150 Euro).

  • Liefere uns den Text, den der Anrufer hören soll, und wir lassen ihn von unserem Text-to-Speech-Bot aussprechen. Dies klingt nahezu perfekt und wird im Jahr 2023 am häufigsten gewählt.