Telefonische Erreichbarkeit verbessern

Glockenfabrik / 18 Jun 2024 / 4 Min. Lesezeit

Telefonische Erreichbarkeit verbessern, bessere Erreichbarkeit der festen Telefonnummer, flexibles Weiterleiten: Das sind alles Suchbegriffe, unter denen wir oft gefunden werden.

Um die Bedeutung hinter diesen Suchbegriffen zu verstehen, ist es gut, sich anzusehen, was diese Nutzer derzeit als Telefonieumgebung verwenden, welche Probleme bestehen und warum diese Nutzer nach einer besseren Telefonielösung und einem anderen Anbieter suchen.

Bürotelefonie

Die meisten Organisationen und Unternehmer haben eine geschäftliche Bürotelefonieumgebung: eine Umgebung, die für Nutzer an einem festen Standort (dem Büro) eingerichtet ist, eventuell mit einigen zusätzlichen Endzielen wie einem Heimarbeiter.

Dies ist eine prima Lösung, wenn man jeden Schreibtisch mit einem Bürotelefon ausstatten möchte, damit die Menschen ein Telefongespräch führen können.

Flexibleres Telefonweiterleiten gewünscht

Aber: Oft besteht der Wunsch, flexibler mit den eingehenden Telefongesprächen umgehen zu können; man ist:

nicht immer mehr im Büro
Kollegen sind über verschiedene Standorte verteilt und
manchmal hat ein Kollege nur ein Mobiltelefon.

Dies ist oft der Fall bei Notdienstnummern, Telefondienstnummern, Bereitschaftsdienstnummern und Störungsnummern: Diese möchte man mit allen Mitarbeitern an allen möglichen Standorten und in allen möglichen Netzwerken einrichten können.

Flexible Arbeitszeiten und flexibles Arbeiten sorgen dafür, dass man die Erreichbarkeit der Notrufnummer optimal unter Kontrolle haben möchte.

Lösung: Telefonteam-Seite - Weiterleiten an alle mobilen und festen Nummern

Hierfür haben wir die Telefonteam-Seite, auf der sich jeder, der Telefonanrufe beantworten kann, auf verfügbar und nicht verfügbar setzen kann.

Auch die Reihenfolge der Bearbeitung von Telefongesprächen kann auf diese Weise in Echtzeit geändert werden: Möchtest du, dass Anrufe zuerst zu einem anderen Kollegen gehen, mit dir selbst als Backup? Ziehe deinen Kollegen auf Position 1 im Telefonteam und dich selbst auf Position 2.

Diese Art der Verwaltung versteht jeder Mitarbeiter und da jeder einen eigenen Login hat, kann man auf diese Weise einfach ein Telefonteam erstellen. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Personen und auch nicht für die Anzahl der Telefonleitungen, die auf diese Weise verarbeitet werden können: Man muss nie mehr ein Gespräch verpassen und ist immer flexibel, um Anpassungen vorzunehmen.

Wichtig ist auch, dass man nicht von einem Netzwerk oder Anbieter abhängig ist: Es funktioniert mit allen Mobiltelefonen und Festnetztelefonen: Wir leiten zu jeder gewünschten Telefonnummer weiter - national oder international.

Oft ist dies die Lösung für Organisationen und Unternehmer, die Anrufe flexibel weiterleiten möchten: Man ist nicht mehr an einen Standort oder Anbieter gebunden, sondern kann jeden zum Telefonteam hinzufügen, um Anrufe zu beantworten. So ist schnell eine Supportnummer, Verkaufslinie oder Transplantationsnummer eingerichtet!

Lassen Sie unsere IVR-Plattform Anrufe intelligenter routen

Möchten Sie noch mehr Funktionalität zu Ihrer Telefonnummer hinzufügen? Das ist kein Problem, mit unserer eigenen fortschrittlichen IVR (Interactive Voice Response) Plattform können wir Gespräche auch ganz oder teilweise automatisch abwickeln.

Möchten Sie eine Störung aufsprechen und per E-Mail versenden lassen, dann ist das zum Beispiel möglich; so kann man rund um die Uhr eine Störungsleitung aktiv halten, ohne dass diese noch live aufgenommen wird.

Das Aufsprechen einer Nachricht, Störung oder Bestellung und das Versenden per E-Mail an eine oder mehrere Personen ist oft noch einfacher und liefert bessere Ergebnisse: Mehrere Personen erhalten die Nachricht und es wird schneller reagiert.

Möchten Sie nicht erst abhören, sondern eine aufgesprochene Nachricht als Text per E-Mail versenden lassen? Dann ist das auch möglich: So sieht jemand sofort, ob etwas dringend ist oder nicht. Die Nachricht erscheint als Text im E-Mail-Body oder als Anhang; auch praktisch, um sie an einen Kollegen zur Nachverfolgung weiterzuleiten.

Wie lässt sich das einrichten?

Vielleicht klingt das so gut, dass Sie es zuerst testen möchten? Das ist natürlich möglich. Fordern Sie eine Demonummer an, geben Sie Ihre Kollegen im Telefonteam ein und sehen Sie, wie Sie auf intelligente Weise die Gespräche verteilen können.

Ist das tatsächlich das, was Sie suchen? Wählen Sie dann eine Telefonnummer in unserem Shop aus oder wenn Sie bereits eine Telefonnummer haben, geben Sie an, dass Sie Ihre bestehende Telefonnummer behalten möchten: Mit Rufnummernmitnahme übertragen wir dann Ihre bestehende Nummer vom alten Anbieter zu uns, Ihrem neuen Anbieter.

Sie haben nun Ihre Verkaufslinie, Kundendienstnummer oder Notdienst auf die flexibelste Weise eingerichtet!

Ist Ihre Bürotelefonie ansonsten in Ordnung, können Sie diese bei Ihrem anderen Anbieter behalten: Wir konzentrieren unsere Plattform am liebsten auf Telefonnummern mit vielen nützlichen Funktionen und arbeiten mit allen aktuellen Netzwerken und Systemen zusammen.

Sie müssen sicherlich nicht Ihre gesamte Telefonieumgebung verlegen. Wenn Ihnen Ihre Bürotelefone gut gefallen und Sie diese behalten möchten, können Sie das bei Ihrem aktuellen Anbieter so belassen. Wir können eine neue Telefonnummer für Sie aktivieren oder Ihre bestehende Telefonnummer auf unsere Plattform übertragen, damit Sie auf diese flexible Weise Ihre eingehenden Anrufe verteilen können.

Du kannst so oft du möchtest dein Telefonteam ändern, Profile ändern und Mitarbeiter im Team die Position wechseln.

Sie können Anrufe in jedes gewünschte Land innerhalb Europas oder der Vereinigten Staaten weiterleiten. Ein europäisches Telefonteam auf diese Weise einzurichten ist also einfach, und mit einem mehrsprachigen Auswahlmenü können Sie mehrere Teams für verschiedene Sprachen erstellen.

Geben Sie bei Ihrer Bestellung Ihre aktuelle Telefonnummer ein und mit Rufnummernmitnahme übertragen wir Ihre Telefonnummer. Dies dauert maximal 5 Werktage und dann ist Ihre alte Nummer bei uns aktiv.

In unserem Portal kannst du die Öffnungszeiten eingeben, zu denen die Leitung erreichbar sein soll. Wenn du geschlossen bist, können wir einen geschlossenen Text abspielen oder eine Voicemail anbieten.

Stellen Sie sicher, dass alle Kollegen, an die Sie Gespräche weiterleiten möchten, in Ihrem Telefonteam eingetragen sind. Zu diesem Zeitpunkt ist jeder flexibel einsetzbar und Sie können jemanden auf verfügbar oder nicht verfügbar setzen (um Telefonanrufe zu beantworten). Sie können auch jemanden auf die 1., 2. usw. Position setzen, um anzugeben, an wen unsere Telefonplattform zuerst weiterleitet.

Nummernübernahme ist immer möglich: Es ist per europäischem Gesetz geregelt, dass man eine Telefonnummer mitnehmen und zu einem neuen Anbieter umziehen kann. So kann man auch mit seiner alten Telefonnummer die neuesten Telefondienste nutzen!

Sie können auf zwei Arten mit flexiblen Arbeitszeiten umgehen: 1. Die Arbeitszeiten unter den Öffnungszeiten in den Einstellungen eingeben. Diese Option ist am praktischsten, wenn eine Nummer immer zu einer festen Zeit geschlossen ist oder nicht. 2. Wenn die Arbeitszeiten sehr flexibel sind, ist es praktischer, wenn die Leitung (plötzlich) geschlossen wird, alle auf “nicht verfügbar” zu setzen. Sie sind dann geschlossen (es ist niemand frei, um Anrufe zu beantworten) und es wird eine Nachricht oder Voicemail abgespielt. So können Sie auf zwei Arten flexibel mit Ihrer Telefonnummer arbeiten, wobei die Telefonnummern über verschiedene Anbieter verteilt sind.

Sie können Ihr altes Abonnement behalten und Ihre alte Telefonnummer auf unsere Plattform übertragen. Sie können dann direkt flexibel umschalten und Anrufe flexibel weiterleiten.