Kaufen Sie ein neues Haus oder ziehen Sie zum ersten Mal in Ihre eigene Wohnung, dann werden Sie schnell mit einem großen logistischen Aufwand konfrontiert, um Ihren gesamten Besitz an den neuen Standort zu bringen. Termine müssen mit dem Energieversorger vereinbart werden, der Anschluss für Telekommunikation muss in Ordnung gebracht werden, Dokumente müssen unterschrieben, Abonnements geändert usw.

Für ein Unternehmen hat ein Umzug möglicherweise noch größere Auswirkungen. Neben den Anstrengungen, die mit einem privaten Umzug vergleichbar sind, müssen die vielen Kisten mit der gesamten Verwaltung, Büromaterialien, Schränken, Stühlen und allerlei Material natürlich auch am neuen Arbeitsplatz ankommen. Und dann sprechen wir noch nicht einmal über das gesamte Personal, das im Unternehmen wieder willkommen geheißen werden muss. Das Personal willkommen zu heißen ist eine Sache, aber sie müssen natürlich auch bei der Ankunft arbeitsfähig sein, und das erfordert einiges an Aufwand.

Erreichbarkeit

Für viele Unternehmen ist ein Umzug gleichbedeutend mit einer Zeit der Unerreichbarkeit. Ein bestehender Telefonanschluss wird abgemeldet, die physische Zentrale muss verlegt und am neuen Standort wieder angeschlossen werden, und der Internet- und Telefonieanbieter muss die notwendigen technischen Maßnahmen ergreifen, um die Verbindung zu aktivieren.

Ziehen Sie in eine andere Region, kann das oft auch bedeuten, dass Ihrem Unternehmen eine neue Telefonnummer zugewiesen wird und Ihre Kunden davon nicht sofort Kenntnis haben. Auch hier müssen Sie dann noch zusätzliche Zeit und Geld investieren, um dies bekannt zu machen. Die Visitenkarten müssen angepasst, Flyer neu gedruckt, die Website überarbeitet werden usw.

Um Ihnen bei diesem umfassenden Prozess zu helfen, besprechen wir im Folgenden kurz den möglichen Ansatz für den Umzug Ihrer Telefonzentrale.

Wie gehen Sie am besten den Umzug der Telefonzentrale an?

Eine große Operation wie ein Umzug kann nicht ohne die notwendige Vorbereitung durchgeführt werden. Dies gilt natürlich für alle Schritte bei einem Umzug, ist aber besonders auf alle technologischen Aspekte anwendbar.

Sorgen Sie für einen übersichtlichen Plan aller Einrichtungen

Zu Beginn Ihrer Umzugspläne ist es ratsam, alle Anschlüsse, sowohl für Internet als auch Telefonie und Stromversorgung, an Ihrem aktuellen Standort zu erfassen. So können Sie auch besser die Bedürfnisse für die Implementierung am neuen Standort ermitteln. Sie können hierfür ein Schema auf Papier oder am Computer erstellen, aber auch Fotos können dabei helfen.

Überlegen Sie auch genau, welche dieser Anschlüsse Sie im neuen Gebäude noch benötigen oder nutzen werden. Ein Umzug kann der ideale Zeitpunkt sein, um Ihren Serverraum zu überarbeiten, sich für eine neue Telefonzentrale zu entscheiden oder direkt auf ein zukunftssicheres, flexibles und modernes Telefonsystem umzusteigen.

Reichen Sie rechtzeitig Ihren Antrag bei Ihrem Internet- und Telefonieanbieter ein

Beachten Sie, dass ein Umzug für Ihren Anbieter mit einer erheblichen Wartezeit verbunden ist. Eine Wartezeit von vier bis sechs Wochen ist hierbei keine Ausnahme. Nur mit einem rechtzeitigen Antrag und einer straffen Planung können Sie nahtlos vom einen Anschluss zum anderen wechseln.

Wenn Sie gleichzeitig den Wechsel von klassischer Telefonie zu VoIP-Telefonie vollziehen, haben Sie bereits eine Sorge weniger und es reicht aus, nur Ihren Internetanschluss am neuen Standort zu aktivieren. Einen separaten Telefonanschluss benötigen Sie dann nicht mehr, da auch dieser über das Internet und die Internetanschlüsse (oder drahtlos) läuft.

Sorgen Sie für schnelle und korrekte Kommunikation

Als Unternehmer stehen Sie täglich in Kontakt mit vielen Instanzen und Personen, denken Sie nur an Ihre Kunden, Lieferanten oder Produzenten. Bei einem Umzug müssen all diese Kontakte über Ihre neue Adresse, eventuell Ihre neue Telefonnummer, wenn Sie in einer anderen Region tätig werden, die Zeit der Unerreichbarkeit usw. informiert werden. Stellen Sie also sicher, dass Sie im Voraus einen Plan erstellt haben, um alle Beteiligten zu informieren.

Kennzeichnen Sie das Material ausreichend

Es kommt nur allzu oft vor, dass während eines Umzugs bestimmte Kisten durcheinander geraten, scheinbar identische Geräte wie ein Telefon oder Laptop am falschen Schreibtisch landen oder ein Stromkabel verloren geht. Stellen Sie daher sicher, dass jedes Gerät oder Zubehör mit einem eindeutigen und erkennbaren Identifikationsaufkleber versehen ist. So wissen Sie beim Ausladen sofort, wo alles hingehört.

Sie können jedoch viel Arbeit sparen

Wenn Sie mit einem gehosteten Telefoniepaket wie dem von Belfabriek arbeiten, können Sie bereits einige der oben genannten Sorgen von Ihrer Liste streichen. Selbst während Ihres Umzugs können Sie erreichbar bleiben, indem Sie die Rufnummer auf Ihre mobile Telefonie weiterleiten oder über Laptop oder Tablet an jedem Ort mit funktionierender Internetverbindung beantworten.

Ihre Telefonnummer ist zu diesem Zeitpunkt auch nicht mehr regional gebunden und kann mit Ihnen umziehen, es besteht also keine Notwendigkeit für eine breite Kommunikation, um Ihre neue Nummer zu bewerben. Selbst das Anschließen der Telefone an Ihrem neuen Standort wird erheblich einfacher und kann aus der Ferne eingerichtet werden. Ihr Anbieter sorgt dafür, dass alle Geräte im Voraus mit den notwendigen Anpassungen versehen sind. Auch das eigenständige Sichern Ihrer Kontakte, SMS und Telefondaten ist nicht mehr nötig, da diese wie immer sicher in der Cloud gespeichert sind.