Immer mehr Unternehmen sind von dem Mehrwert und den umfangreichen Funktionen der VoIP-Telefonie überzeugt und möchten mit ihrem Unternehmen auf diese Telekommunikationstechnologie umsteigen. Oft scheint es jedoch eine schwierige Aufgabe zu sein, eine solche Telefonanlage tatsächlich in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Wir möchten Ihnen mit der folgenden Übersicht helfen.

Die Art der Telefonanlage

Bevor Sie Ihre Unternehmenskommunikation anpassen, lohnt es sich, die Bedürfnisse von Ihnen und Ihrem Unternehmen zusammenzufassen und zu entscheiden, ob Sie sich für eine physische Telefonanlage im Unternehmen oder für eine virtuelle Telefonanlage in der Cloud entscheiden. Diese Wahl kann große Auswirkungen auf die Investition in Zeit und Geld haben, wird aber mindestens ebenso von der Expertise abhängen, die Sie im Bereich VoIP-Telefonie im Haus haben.

Physische Telefonanlage in Ihrem Unternehmen

Bei einer physischen Telefonanlage sind Sie selbst (meistens) für die Installation und den Anschluss verantwortlich und müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigen.

Schritt 1: Anzahl der Telefone

Es ist ratsam, im Voraus aufzulisten, wie viele Telefone Sie benötigen. Wie viele Benutzer möchten Sie an das Telefonnetz anschließen? Über welche verbundenen Geräte werden diese Benutzer eine Verbindung herstellen? Dies wird wichtig sein, wenn Sie die VoIP-Zentrale in Betrieb nehmen möchten. Sie müssen nicht nur selbst entscheiden, welche Geräte Sie für Ihre Mitarbeiter anschaffen möchten, sondern auch stets den Überblick behalten, welches Gerät an welchem Schreibtisch platziert wird oder welchem Mitarbeiter es zugewiesen wird.

Schritt 2: Installation des Servers für die Telefonanlage

Der Server, auf dem Ihre Telefonsoftware läuft und der die Verbindung zwischen Ihrem internen Telefonnetzwerk und dem Internet oder Ihrem Anbieter bereitstellt, ist das Herzstück Ihrer Telefonanlage. Sie sorgen nicht nur für den Anschluss an Ihren Router anhand des in Schritt 1 erstellten Überblicks, sondern auch für eventuelle Verbindungen innerhalb des Unternehmens. Dabei müssen Sie entscheiden, welche Software Sie für Ihre Kommunikation verwenden möchten, diese auf Ihrem Server installieren und vollständig nach Ihren Wünschen einrichten. Stellen Sie auch selbst einen SIP-Trunk bereit, um eine Verbindung mit Kontakten herzustellen, die nicht über VoIP verfügen, oder sorgen Sie für einen Anschluss an einen SIP-Anbieter.

Schritt 3: Konfigurieren der Geräte

Anhand des Überblicks über die vorhandenen Geräte, deren Platzierung bei den verschiedenen Benutzern und der von Ihnen getroffenen Entscheidung bezüglich interner Anrufgruppen, zugewiesener Nummern und der Anzahl verfügbarer Leitungen können Sie nun mit der Konfiguration der Geräte beginnen und diese korrekt mit Ihrer Telefonanlage verbinden. Stellen Sie also sicher, dass die richtige Nummer dem entsprechenden Benutzer zugeordnet ist und dass diese gegebenenfalls der entsprechenden Anrufgruppe zugewiesen wurde. Wenn Sie die Möglichkeit haben, auch über Mobiltelefon, Tablet oder Laptop eine Verbindung zu Ihrer VoIP-Zentrale herzustellen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Clients auf diesen Geräten installiert sind und von dem Server erkannt werden.

Schritt 4: Behalten Sie den Überblick

Wenn alle vorherigen Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, können Sie nun mit Ihrer neuen Telefonanlage arbeiten. Beachten Sie jedoch, dass Ihr Unternehmen kein statisches Gebilde ist und dass sich Ihre Bedürfnisse im Laufe der Zeit ändern können. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Möglichkeit haben, zusätzliche Geräte anzuschließen, Änderungen in der Verteilung vorzunehmen und regelmäßig die neuesten Updates Ihrer Software und Clients zu aktualisieren. Und stellen Sie dafür natürlich ein ausreichendes Budget bereit, damit Sie nicht von Überraschungen überrascht werden.

Eine gehostete Telefonanlage in der Cloud

Wenn Ihnen die Installation einer physischen Telefonanlage zu kompliziert erscheint, könnte eine VoIP-Telefonanlage die ideale Lösung für Sie sein.

Schritt 1: Ihre Bedürfnisse

Es gibt nicht einfach eine Telefonanlage, die den Wünschen aller möglichen Unternehmen entspricht, und genau deshalb ist die Wahl Ihrer Telefonie maßgeschneidert. Glücklicherweise ist eine cloudbasierte Telefonanlage die skalierbarste und flexibelste Lösung, die Sie sich wünschen können. Auch hier ist es wichtig, dass Sie klar angeben, wie viele Geräte Sie benötigen, mit welchen verbundenen Geräten die Benutzer eine Verbindung herstellen werden und welche Optionen Sie in Ihrem Unternehmen nutzen möchten.

Schritt 2: Installation der Telefonanlage

Bei einer gehosteten Telefonanlage haben Sie keine Probleme mit einem physischen Server oder der Installation von Software. Ihr Anbieter übernimmt diese Arbeit für Sie und wird basierend auf den in Schritt 1 skizzierten Bedürfnissen ein vollständiges Gesamtpaket liefern.

Schritt 3: Konfiguration

Bei einer gehosteten Zentrale müssen Sie sich auch keine Sorgen um die Konfiguration von Geräten oder den Server machen. Ihr Anbieter sorgt dafür, dass Sie innerhalb kürzester Zeit mit vorab konfigurierten Geräten ausgestattet werden, die bei Anschluss automatisch korrekt in Ihre Online-Telefonzentrale aufgenommen werden. Auch für die Verbindung mit Mobiltelefon, Tablet oder Laptop erhalten Sie die richtige App, sodass Sie nach der Installation sofort loslegen können.

Schritt 4: Behalten Sie den Überblick

Ihr Anbieter sorgt dafür, dass Sie jederzeit optimal erreichbar sind. Sie müssen sich keine Sorgen über Software-Updates machen, da diese automatisch online installiert werden. Wartung an einer physischen Zentrale ist nicht erforderlich, da es diese nicht gibt. Und möchten Sie dennoch selbst den Überblick über die Einstellungen Ihrer Telefonanlage behalten? Dann können Sie dies einfach über das Webportal oder die zugehörige App tun.

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