Dass VoIP viele Vorteile gegenüber der traditionellen Telefonie hat, ist klar. Kristallklare Gespräche führen, nicht mehr von einer festen Nummer oder Leitung abhängig sein, ortsunabhängig arbeiten können, die Möglichkeiten sind endlos. Sollten Sie dennoch nicht ganz überzeugt sein, stellen wir Ihnen gerne die Top fünf der nützlichsten Extras vor, die eine VoIP-Telefonanlage mit sich bringt.

VoIP-Zentralenvorteil #1: überall Ihre geschäftliche Nummer

Da VoIP nicht wie die klassische Telefonie mit einer Nummer funktioniert, die an eine feste Leitung gebunden ist, sondern Ihre Nummer virtuell zugewiesen wird, ist die Nutzung Ihrer geschäftlichen Nummer nicht mehr von Ihrer physischen Telefonzentrale oder dem damit verbundenen Gerät abhängig.

An erster Stelle unserer Top fünf steht daher die am häufigsten genutzte Option bei VoIP-Telefonie, nämlich das direkte Durchstellen von Anrufen.

Das bedeutet, dass jeder Anruf einem anderen Gerät zugewiesen werden kann. Dies kann Ihr Festnetztelefon sein, wenn Sie sich in Ihrem Büro befinden, ein Mitarbeiter, der Anrufe auf seinem Laptop entgegennimmt, oder sogar ein Callcenter im Ausland. Wenn Sie unterwegs sind, werden diese eingehenden Anrufe mit Ihrem Smartphone verbunden. Auch ausgehende Anrufe können Sie jederzeit mit diesen Geräten tätigen.

Diese Einstellungen können Sie auch jederzeit sehr flexibel über eine App oder ein Webportal anpassen.

Lassen Sie Ihre Kunden wählen

In großen Unternehmen wird oft mit Spezialisierungen pro Thema gearbeitet, wobei nicht jeder alle Bereiche Ihres Unternehmens kennen kann. Fragen zu einer Rechnung können am besten von der Buchhaltung bearbeitet werden, und produktbezogene Fragen werden besser einem Verkäufer überlassen.

An zweiter Stelle in unserer Liste steht eine Option, die fast jeder kennt, der schon einmal einen Anbieter oder eine Behörde angerufen hat. Das Auswahlmenü.

Basierend auf einer Reihe selbst gewählter Auswahlkriterien kann Ihr anrufender Kunde seine Frage eingrenzen und selbst wählen, mit welchem Dienst er verbunden werden möchte. Basierend auf dieser Wahl können sogar automatische Nachrichten übermittelt werden, wie z.B. die Öffnungszeiten oder Verweise auf eine Website mit weiteren Informationen.

Da ein Telefon zehn Zifferntasten hat, können Sie im Auswahlmenü bis zu zehn Optionen anbieten. Basierend auf der Wahl des Kunden kann der Anruf automatisch von der Zentrale mit dem betreffenden Dienst verbunden werden, ohne dass Sie einen Empfangsmitarbeiter einschalten müssen.

Die Darstellung eines Gesprächs

An dritter Stelle in unserem Überblick steht eine Option, die immer mehr an Beliebtheit gewinnt. Mit dem steigenden Bedarf an greifbarer oder vorzeigbarer Berichterstattung von Besprechungen, einer Notiz einer Verhandlung oder der Registrierung von Kontakten wird auch die legale Aufzeichnung von Gesprächen immer wichtiger.

Wenn Sie schon einmal den Helpdesk eines Unternehmens oder einer Organisation angerufen haben, sind Sie sicherlich schon einmal mit der Meldung „Diese Nachricht kann zu Schulungszwecken aufgezeichnet werden“ konfrontiert worden. Auch Sie können mit VoIP Ihre Gespräche aufzeichnen. Diese werden nach Abschluss auf einem sicheren Server in der Cloud gespeichert und Sie können sie jederzeit erneut anhören.

Dies hat mehrere Vorteile. Mit der Registrierung von Gesprächen können Sie das Kaufversprechen eines Kunden festhalten, überprüfen, ob Ihre Mitarbeiter ein qualitativ hochwertiges Gespräch geführt haben und gegebenenfalls nachbessern oder die besten Gespräche während Schulungen Ihres Personals einsetzen.

Alle Anrufer auf einen Blick

Es kann vorkommen, dass Ihr Unternehmen und insbesondere Ihre VoIP-Telefonzentrale zu bestimmten Zeiten mit einem großen Ansturm eingehender Anrufe konfrontiert wird. Oft gibt es keine Möglichkeit, vorübergehend mehr Personal einzustellen, um diese kurze Periode oder einmalige Spitze aufzufangen. Und genau für solche Momente möchten wir diese Funktionalität von VoIP erläutern: die Warteschlange.

Ein Kunde, der Ihr Unternehmen nicht erreichen kann, ist ein unzufriedener Kunde und kann auch ein Kunde sein, den Sie verlieren. Es ist daher von größter Bedeutung, dass alle Anrufe beantwortet werden können. Eine virtuelle Warteschlange sorgt dafür, dass alle Anrufe empfangen werden und der Anrufer die Möglichkeit hat, kurz zu warten, bevor er von einem Mitarbeiter bedient wird. Mit VoIP ist die Kapazität einer solchen Warteschlange virtuell unbegrenzt, obwohl wir hoffen, dass Sie dies natürlich nie testen müssen.

Und sollte die Wartezeit für Ihre Kunden doch zu lang werden, können Sie jederzeit mit einer Anpassung in Ihrer App die Anrufe an andere Filialen oder Dienste umleiten. Oder Sie können einen digitalen Anrufbeantworter aktivieren, der die eingesprochenen Nachrichten Ihrer Kunden per E-Mail an eine zentrale E-Mail-Adresse weiterleitet.

Messen ist Wissen

An fünfter Stelle unserer Lieblingsmöglichkeiten mit VoIP steht ein Tool, das für jedes Unternehmen unverzichtbar ist. Die Registrierung der Kontakte.

Den Erfolg Ihres Unternehmens können Sie zwar an der Anzahl der Kunden messen, die Sie bedienen, oder an der Anzahl der Verkäufe, die jährlich getätigt werden, und dem damit verbundenen Umsatz oder Gewinn, aber die Stärke Ihres Kundenservice und der telefonischen Nachverfolgung messen Sie anhand von Statistiken.

VoIP hat hierbei einen meilenweiten Vorsprung gegenüber der traditionellen Telefonie. Die Gespräche verlaufen nämlich digital, wodurch das Messen und Registrieren dieser Kontakte ein Kinderspiel wird. Jedes eingehende und ausgehende Gespräch wird registriert und mit einer Reihe von Standarddaten versehen, wie z.B. Dauer, Anzahl der Weiterleitungen, Wartezeit, bis der Kunde jemanden am Telefon hatte, wer den Anruf beantwortet hat usw. Anhand dieser Registrierung können Sie jederzeit nachverfolgen, wann die Spitzenzeiten auftreten, welche Anrufer am häufigsten Kontakt aufnehmen oder welcher Dienst am meisten angefragt wurde.

Diese Daten bleiben stets gesichert in der Cloud für Sie verfügbar und können auch offline für weitere Analysen eingesehen werden.

Eine schwierige Wahl

Wer das Übersicht aufmerksam durchgelesen hat, wird zweifellos festgestellt haben, dass in dieser Top fünf weit mehr als fünf nützliche Extras enthalten sind. Es ist daher schwierig, aus dem überwältigenden Angebot an Vorteilen bei VoIP-Telefonie eine begrenzte Auswahl zu treffen.