Vor einiger Zeit haben wir einen Artikel mit bemerkenswerten Statistiken veröffentlicht. Aus der Forschung ging hervor, dass 60 % der Unternehmen während der Bürozeiten kaum ans Telefon gehen. Eine einfache Rechnung zeigte, dass dadurch schnell Zehntausende Euro an entgangenem Umsatz verloren gehen können.

Ein guter Grund also, um Maßnahmen zu ergreifen. Eine der wertvollsten kostenlosen Funktionen der Belfabriek ist dabei der digitale Anrufbeantworter.

Wenn alle Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind und die Warteschlange zu lang ist, können Anrufer dank des digitalen Anrufbeantworters (manchmal auch Voice2E-Mail genannt) eine Nachricht hinterlassen. Die Tonaufnahme erhalten Sie dann per E-Mail. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Vorteile dieser Funktion und wie der digitale Anrufbeantworter funktioniert. Natürlich geben wir Ihnen auch einen praktischen Schritt-für-Schritt-Plan zur Aktivierung Ihres eigenen digitalen Anrufbeantworters.

Die Vorteile eines digitalen Anrufbeantworters

Der wichtigste Vorteil des digitalen Anrufbeantworters kommt Ihnen selbst zugute. Aus der zuvor genannten Studie ging hervor, dass jeder vierte Anrufer, der Ihre Organisation nicht erreichen kann, einen Konkurrenten anruft. Mit dem digitalen Anrufbeantworter geben Sie diesen Anrufern die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen, und rufen sie zurück, sobald Sie die Möglichkeit dazu haben. Damit fassen wir sofort die Vorteile des digitalen Anrufbeantworters in Ihrem Unternehmen zusammen:

  • Sie verpassen weniger Anrufe
  • Ihre Anrufer empfinden Sie als besser erreichbar
  • Sie zeigen, wie serviceorientiert Sie sind, indem Sie schnell zurückrufen

Genug Gründe also, um diese praktische Funktion zu aktivieren. Dass dies schnell und einfach ist, werden wir Ihnen zeigen. Aber lassen Sie uns zunächst sehen, wie der digitale Anrufbeantworter funktioniert. Was hört der Anrufer, und wann und wie erhalten Sie die Audiodatei?

Wie der digitale Anrufbeantworter funktioniert

Sie programmieren diese Funktion so, dass sie sich automatisch einschaltet, wenn dies erforderlich ist; zum Beispiel, wenn Ihr Büro geschlossen ist, wenn innerhalb von 15 bis 20 Sekunden nicht abgehoben wird oder wenn alle Leitungen besetzt sind und die Warteschlange eine maximale Länge überschreitet. Bei Letzterem ist ein allgemeiner Rat, nicht mehr als acht Wartende vor einem Anrufer zu haben. Stehen mehr als acht Anrufer in der Warteschlange, ist es ratsam, den Anrufer direkt zum digitalen Anrufbeantworter weiterzuleiten.

Wenn Sie die Momente ausgewählt haben, in denen diese Funktion aktiviert wird, ist es wichtig, passende Ansagetexte zu erstellen.

Beispiele:

  • „Im Moment sind wir geschlossen. Sie können uns von Montag bis Freitag von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr erreichen. Alternativ können Sie nach dem Signalton Ihre Nachricht hinterlassen. Wir rufen Sie dann so schnell wie möglich zurück.“
  • „Im Moment ist es sehr beschäftigt in der Telefonabteilung. Daher bitten wir Sie, es später noch einmal zu versuchen. Alternativ können Sie nach dem Signalton Ihre Nachricht hinterlassen. Wir rufen Sie dann so schnell wie möglich zurück.“
  • „Im Moment sind wir nicht in der Lage, das Telefon zu beantworten, wir bitten Sie, es später noch einmal zu versuchen. Alternativ können Sie nach dem Signalton Ihre Nachricht hinterlassen. Wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück.“

Dies sind nur einige Beispiele, die Sie nach Belieben für den eigenen Gebrauch anpassen können. Es ist auch möglich, den Standardtext der Belfabriek beizubehalten: „Willkommen bei unserem automatischen Anrufbeantworter, Sie können nach dem Piepton eine Nachricht für uns hinterlassen.“

Sie können Ihre Texte selbst einsprechen, aber selbstverständlich hinterlassen Sie den besten Eindruck mit einem professionellen Sprecher. Die Belfabriek gewährt Ihnen einen Rabatt auf die Dienste professioneller Stimmen. Kontaktieren Sie unseren Kundenservice unter 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227) für weitere Informationen.

Die vom Anrufer hinterlassene Nachricht erhalten Sie automatisch per E-Mail als Audiodatei, die von vielen verschiedenen Softwarepaketen abgespielt werden kann.

Hat Ihre Organisation mehrere Abteilungen oder Standorte? Dann ist es auch möglich, den digitalen Anrufbeantworter so einzustellen, dass jede Abteilung oder jeder Standort eine eigene Konfiguration dieser Funktion verwendet. So erhält der zuständige Leiter E-Mails mit den Tonaufnahmen für seine oder ihre Abteilung. Es ist auch möglich, die Tonaufnahmen gleichzeitig an mehrere E-Mail-Adressen zu senden.

Was in der E-Mail steht

Wie bereits erwähnt, erhalten Sie die aufgenommene Sprachnachricht per E-Mail. Diese Aufnahme finden Sie als Anhang zur E-Mail. Darüber hinaus finden Sie in der E-Mail selbst detaillierte Informationen über den Anrufer und das Gespräch:

  • Die Nummer des Anrufers
  • Die Nummer, die der Anrufer gewählt hat
  • Der Zeitpunkt der Aufnahme

Falls zutreffend, steht in der E-Mail auch, welche Auswahl der Anrufer im Auswahlmenü getroffen hat. Haben Sie die Funktion für die Postleitzahlen-Routing aktiviert, dann sehen Sie auch, welche Postleitzahl der Anrufer eingegeben hat. So wissen Sie grob, in welcher Region oder Stadt sich der Anrufer befindet und können entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Aktivieren Sie Ihren digitalen Anrufbeantworter

Jetzt, da Sie wissen, wie der digitale Anrufbeantworter funktioniert und welche Vorteile er bietet, ist es an der Zeit, diese kostenlose Funktion zu aktivieren. Dazu folgen Sie einfach den folgenden Schritten:

  • Melden Sie sich bei Mein Belfabriek an
  • Klicken Sie im oberen Menü auf Nummerinstellingen
  • Auf der Modulverwaltungsseite aktivieren Sie die Option digitaal antwoordapparaat
  • Geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Aufnahmen erhalten möchten
  • Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Opslaan

Unsere Experten sorgen dann dafür, dass diese Funktion perfekt funktioniert. Haben Sie noch Fragen zum digitalen Anrufbeantworter oder benötigen Sie Hilfe bei der Aktivierung? Unser freundlicher Kundenservice steht Ihnen während der Bürozeiten zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).