Telefonmenü (IVR)

Wenn ein Anrufer Ihre Nummer wählt, hört er oder sie eine kurze Eingabeaufforderung, zum Beispiel: „Für Verkauf drücken Sie 1, für Unterstützung drücken Sie 2, für alle anderen Fragen drücken Sie 3." Basierend auf dieser Wahl leitet das System den Anruf automatisch zur richtigen Stelle weiter — ob zu einer Telefonnummer, einem vollständigen Team, einer Warteschlange oder Voicemail.

Sie bestimmen vorher, welche Optionen Sie anbieten, welcher Text gesprochen wird und wohin jede Wahl führt. Wir programmieren das Menü und aktivieren es auf Ihrer Nummer. Wenn Sie das Menü später anpassen möchten, kontaktieren Sie einfach unseren Support — die Änderung ist innerhalb eines Werktags live, ohne Umstände und ohne zusätzliche Kosten.

Die Stimme, die Ihre Anrufer hören, können Sie auf drei verschiedene Arten erstellen. Die meisten Kunden wählen unseren Text-zu-Sprache-Assistenten: Sie tippen einfach den Text ein, wählen eine Stimme aus, die zu Ihrem Unternehmen passt, und die Eingabeaufforderung ist innerhalb weniger Minuten fertig. Die Qualität ist mittlerweile so hochwertig, dass der Unterschied zu einer echten Stimme kaum merklich ist.

Wenn Sie lieber eine menschliche Stimme bevorzugen, können Sie die Nachricht selbst auf Ihrem Telefon aufnehmen und uns die Audiodatei senden, oder Sie engagieren einen professionellen Sprecher. Letzteres ist durch die heutige Qualität der Text-zu-Sprache-Systeme nur noch selten nötig.

Ein Menü muss nicht flach aufgebaut sein — Sie können Menüs in Menüs erstellen. Ein häufiges Beispiel ist ein erstes Menü, in dem Anrufer ihre Sprache wählen — drücken Sie 1 für Deutsch, 2 für Englisch —, woraufhin ein zweites Menü in der gewählten Sprache die Abteilungsoptionen anbietet.

Diese Struktur funktioniert besonders gut für Unternehmen, die mehrere Länder oder Regionen von einer zentralen Nummer aus betreuen, weil jede Ebene die Absicht des Anrufers immer weiter verfeinert, bis er genau die richtige Person erreicht. Es gibt keine Obergrenze für die Anzahl der Ebenen, aber in der Praxis funktioniert das Menü am besten, wenn Sie es auf zwei oder drei Schichten begrenzen.

Jede Menüoption kann mit praktisch jedem Teil Ihres Gesprächsablaufs verknüpft werden. Die häufigsten Ziele sind eine Telefonnummer (für direkte Verbindung mit einem Mitarbeiter), eine Warteschlange (bei der der Anrufer auf den nächsten verfügbaren Agenten wartet) oder eine Voicemail (bei der der Anrufer eine Nachricht hinterlässt).

Zusätzlich kann eine Option auch eine aufgezeichnete Informationsnachricht abspielen, einen Webhook auslösen für dynamische Weiterleitung oder zu einem weiteren Menü führen. Dank dieser Flexibilität erstellen Sie genauso leicht ein einfaches Menü mit zwei Optionen wie einen umfassenden, mehrstufigen Gesprächsablauf mit Integrationen — genau das, was Ihr Unternehmen in diesem Moment braucht.

Ein Telefonmenü ist standardmäßig und ohne Zusatzkosten in jeder CallFactory-Nummer inbegriffen. Es spielt keine Rolle, ob Sie sich für ein einfaches Menü mit zwei Optionen oder für eine umfangreiche, mehrsprachige Einrichtung mit mehreren Ebenen entscheiden — die Funktionalität ist vollständig für alle Kunden verfügbar.

Das Feature funktioniert auf jeder österreichischen Telefonnummer und auf allen unseren internationalen Telefonnummern, sodass Sie nie zwischen Funktionalität und Reichweite wählen müssen.