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Vereinigte StaatenEine Nummer auf Ihrem Firmenschild, vier Teams dahinter.
Ein Telefonmenü fragt den Anrufer nur eines: für welche Abteilung er anruft. Dann leitet es das Gespräch sofort in die richtige Richtung. Kein Durchstellen, kein zweites Erklären des Anliegens und kein Kollege, der einen Anruf annimmt, mit dem er nichts anfangen kann.
Ein Anruf durch das Menü
„Willkommen bei Pichler. Für den Vertrieb drücken Sie die 1, für den Support die 2, für die Buchhaltung die 3.“
- 1 Vertrieb Team · 4 Telefone
- 2 Support Warteschlange
- 3 Buchhaltung Handynummer
- — Nichts gedrückt zurück zum Anfang
Jede Auswahl führt zu einem Ziel: einem Team, einer Warteschlange, einer Nummer, einer Voicemail oder einem weiteren Menü. Wer nichts drückt, hört das Menü noch einmal und landet danach bei dem Ziel, das Sie als Ausweichziel eingestellt haben.
Durchstellen ist der teuerste Teil eines Anrufs
Nicht, weil es lange dauert, sondern weil es zweimal passiert: Der Anrufer erklärt sein Anliegen jemandem, der nichts damit anfangen kann, und danach noch einmal jemandem, der es kann. In der Zwischenzeit sind zwei Leute mit einem Anruf beschäftigt.
Die Falschen werden gestört
Wer zufällig abnimmt, wird unterbrochen, und meistens ist das jemand, der nicht zuständig ist. Bei ein paar Anrufen am Tag fällt das nicht ins Gewicht; bei dreißig ist es ein halber Tag Aufmerksamkeit, den niemand zurückbekommt.
Der Anrufer erzählt alles zweimal
Und beim zweiten Mal kürzer und gereizter als beim ersten. Das ist der Moment, in dem ein Gespräch, das gut begann, doch noch zäh wird, noch bevor jemand zu seiner eigentlichen Frage kommt.
Sie wissen nicht, wo das Volumen liegt
Ohne Menü landet alles auf einem Haufen. Mit Menü sehen Sie, wie viele Menschen die 1 drücken und wie viele die 2, und damit, welches Team als Erstes überlastet ist, wenn es voller wird.
Vier Schritte, und die ersten drei übernehmen wir
Ein Menü ist keine Einstellung, sondern ein Gesprächsablauf, und den bauen wir für Sie auf. Was Sie danach selbst tun, ist die Ziele dahinter zu ändern; das geht über Ihr Dashboard, wie bei Ihrem gesamten übrigen Routing.
- Schritt 1
Sie teilen uns die Optionen mit
Welche Auswahl Sie anbieten möchten und wohin jede Auswahl führen soll. Drei oder vier reichen fast immer.
- Schritt 2
Der Text wird zur Stimme
Sie tippen die Ansage und wählen eine Stimme im Text-zu-Sprache-Assistenten. Selbst einsprechen oder einen Sprecher beauftragen geht auch.
- Schritt 3
Wir bauen den Ablauf
Wir programmieren das Menü, das Ausweichziel und die Weiterleitungen und schalten alles auf Ihrer Nummer frei.
- Danach
Sie ändern die Ziele
Ein Team, das sich ändert, eine Nummer, die anders sein muss: Das erledigen Sie selbst, und es gilt sofort, schon für den Anruf, der in diesem Moment eingeht.
Dasselbe Menü, ein anderes Eingabegerät
Wir verkaufen auch eine virtuelle Rezeption, und die macht genau das, nur sagt der Anrufer „Support“, statt die 2 zu drücken. Dieselbe Liste, dieselben Ziele, dieselbe Vorhersehbarkeit. Was Sie wählen, hängt von Ihren Anrufern ab, nicht davon, was neuer ist.
Tippen
Der Anrufer drückt eine Ziffer. Da gibt es nichts falsch zu verstehen.
- Funktioniert bei Lärm im Hintergrund
- Funktioniert für alle, die nicht sprechen wollen oder können
- Funktioniert in jeder Sprache und mit jedem Akzent
- Setzt voraus, dass sich jemand die Optionen merkt
Sprechen
Der Anrufer sagt, worum es geht. Niemand muss im Auto die Tastatur suchen.
- Niemand muss sich eine Ziffer merken
- Auch für längere Listen geeignet
- Kann falsch verstanden werden, ein Ausweichziel ist unverzichtbar
- Sie wählen die Sprache der Erkennung
Vier Entscheidungen bestimmen, ob Ihr Menü funktioniert
Die Technik ist der einfache Teil. Diese vier entscheiden, ob ein Anrufer reibungslos durchkommt oder abspringt.
Wie viele Optionen Sie anbieten
Drei oder vier. Bei fünf und mehr ist die erste Option vergessen, bevor die letzte vorgelesen ist, und dann drückt jemand irgendetwas.
Haben Sie mehr Abteilungen als Optionen, fassen Sie sie zu Gruppen zusammen und teilen Sie erst in einem Untermenü auf.
In welcher Reihenfolge sie stehen
Die am häufigsten gewählte Option zuerst. Das erspart den meisten Anrufern, sich den Rest anzuhören, und es ist die einzige Änderung, die Sie ohne neuen Ansagetext vornehmen können.
Nach einem Monat sehen Sie in Ihrer Statistik, ob Ihre Reihenfolge der Wirklichkeit entspricht.
Was hinter jeder Auswahl steht
Ein Team, eine Warteschlange, eine Handynummer, eine Voicemail oder ein weiteres Menü. Eine Auswahl, die auf eine leere Leitung führt, ist schlimmer als gar keine.
Setzen Sie hinter jede Option etwas, das garantiert abnimmt, auch abends.
Was passiert, wenn nichts gedrückt wird
Ein Festnetzanschluss, eine Warteschlange oder noch einmal das Menü. Das ist die Einstellung, an der die meisten Anrufer verloren gehen, und die einzige, die niemand testet.
Rufen Sie Ihre eigene Nummer an und drücken Sie nichts. Das ist der ganze Test.
Im Paket Kundenservice enthalten
Das Telefonmenü ist ohne Aufpreis im Paket Kundenservice enthalten, für bis zu acht Personen zu €49 pro Monat. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich für ein einfaches Menü mit zwei Optionen oder für einen umfangreichen, mehrsprachigen Aufbau mit mehreren Ebenen entscheiden.
Die Funktion arbeitet mit jeder österreichischen Telefonnummer und mit all unseren internationalen Telefonnummern, sodass Sie nie zwischen Funktionsumfang und Reichweite wählen müssen.
Zum Telefonmenü
Technisch mehr, als Sie wollen sollten. In der Praxis drei oder vier, mit Untermenüs darunter, wenn Sie wirklich mehr brauchen. Ein Menü, durch das sich jemand hindurchhören muss, kostet Sie genau den Anrufer, dem Sie helfen wollten.
Das hängt davon ab, was Sie ändern. Die Ziele hinter den Optionen ändern Sie selbst, in Echtzeit: Ein Kollege, der ausfällt, eine Nummer, die heute anders sein muss, das regeln Sie in Ihrem Dashboard, und es gilt sofort. Soll das Menü selbst anders werden, etwa mit einer zusätzlichen Option, einer anderen Reihenfolge oder einem neuen Text, bauen wir es um, und das ist am nächsten Werktag aktiv.
Ja. Das Menü hängt an der Nummer, nicht am Land. Sie können pro Nummer ein anderes Menü in einer anderen Sprache einrichten, mit denselben oder gerade anderen Teams hinter den Optionen.
Das Menü noch einmal und danach das, was Sie als Ausweichziel eingestellt haben. Lassen Sie das nie eine Sackgasse sein: Menschen rufen auch von Festnetztelefonen an, bei denen Tastentöne nicht immer ankommen.
Ja. Ein Voicebot ist ein Ziel wie ein Team oder eine Warteschlange, Sie können also zum Beispiel Option 3 an einen Bot leiten, der Bestellungen annimmt, und den Rest an Menschen.
Sie schicken uns die gewünschten Menüoptionen und geben an, wohin jede Option weiterleiten soll. Wir programmieren dann das gesamte Menü und schalten es auf Ihrer Nummer frei.
Die meisten Kunden erstellen die Ansage mit unserem Text-zu-Sprache-Assistenten: Sie tippen den Text, wählen eine Stimme, und die Aufnahme ist sofort fertig. Möchten Sie lieber eine eigene Stimme verwenden, nehmen Sie die Nachricht selbst auf und schicken uns die Audiodatei.
Ja, Menüs lassen sich ohne Einschränkung verschachteln. Ein häufiger Aufbau ist zum Beispiel ein Sprachmenü, gefolgt von einem Abteilungsmenü, und die Zahl der Ebenen ist nicht begrenzt.
Ja, jede Option lässt sich mit einer Telefonnummer, einer Warteschlange, einer Voicemail, einer aufgezeichneten Ansage, einem Webhook oder einem weiteren Menü verknüpfen. So bauen Sie genau den Gesprächsablauf, der zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt.
Ja, das ist ein häufiger Aufbau. Sie können Anrufer zuerst ihre Sprache wählen lassen, etwa mit „Drücken Sie die 1 für Deutsch, die 2 für Englisch“, und danach hören sie die Abteilungsoptionen in der gewählten Sprache.
Nein, das Telefonmenü ist ohne Aufpreis im Paket Kundenservice enthalten, unabhängig von der Zahl der Optionen oder Ebenen.
