Schweden
Vereinigte StaatenGesprächsaufzeichnung
Was wurde genau in diesem Gespräch vom letzten Dienstag vereinbart, wie ging der Neuling mit dieser Beschwerde um und bestätigte der Kunde die Bestellung nun oder nicht? Ohne Aufzeichnung bleibt es Raterei, während Sie mit einer Aufzeichnung die Antwort innerhalb weniger Sekunden zur Hand haben.
CallFactory zeichnet Ihre eingehenden Geschäftsgespräche automatisch auf und speichert jede Aufzeichnung sicher, woraufhin Sie sie über das Dashboard finden, indem Sie nach Nummer, Datum oder Uhrzeit suchen und sie dann sofort abspielen. Sie verwenden die Aufzeichnungen für Team-Training, Qualitätskontrolle, Streitbeilegung oder einfach als zuverlässiges Dossier dessen, was wirklich gesagt wurde.
- Automatische Aufzeichnung eingehender Gespräche
- Suchen und spielen Sie über das Dashboard ab
- Laden Sie Aufzeichnungen herunter oder rufen Sie sie über die API ab
- Stellen Sie Aufbewahrungsrichtlinien gemäß Ihrer eigenen Richtlinie ein
Sehen Sie, wie Gesprächsaufzeichnung funktioniert
Vorteile der Gesprächsaufzeichnung
Erfahren Sie, wie unsere intelligenten Tools Ihr Team effizienter arbeiten lassen, kostbare Zeit sparen und die Kommunikation Ihres Unternehmens deutlich verbessern.
Trainieren und verbessern
Wenn Sie echte Aufzeichnungen in Team-Meetings besprechen, sehen Sie genau, was gut lief und was besser sein könnte, wobei nichts besser funktioniert zum Lernen als ein echtes Gespräch rückwärts anzuhören.
Streite beilegen
Wenn ein Kunde behauptet, dass etwas anders vereinbart wurde, bietet die Aufzeichnung Gewißheit, sodass Sie keine Diskussionen mehr führen müssen, sondern das Gespräch einfach zusammen abhören.
Überwachen Sie die Qualität
Befolgen Ihre Teamitglieder das Skript, klingt der Ton professionell und wird die richtige Information gegeben? Die Aufzeichnung gibt Ihnen eine objektive Antwort auf jede dieser Fragen, ohne dass Sie neben Ihren Mitarbeitern sitzen müssen.
Wie die Gesprächsaufzeichnung funktioniert
Sobald Sie die Funktion aktivieren, wird jedes eingehende Gespräch auf Ihre CallFactory-Nummer automatisch aufgezeichnet, wobei beide Seiten des Gesprächs in einer Audiodatei erfasst werden. Sie hören also sowohl den Anrufer als auch Ihr Teamitglied, ohne dass eine App, ein Mikrofon oder zusätzliche Hardware erforderlich ist, da die Aufzeichnung auf der CallFactory-Seite geschieht.
Die Aufzeichnungen werden sicher gespeichert und sind über das Dashboard zugänglich, wo Sie nach Telefonnummer, Datum oder Uhrzeit suchen, um schnell das Gespräch zu finden, das Sie benötigen. Spielen Sie es direkt im Browser ab oder laden Sie die Audiodatei auf Ihren Computer herunter. Wenn Sie die Aufzeichnungen programmatisch benötigen, lässt Sie die API diese automatisch in Ihre eigenen Systeme übertragen.
Training und Qualitätskontrolle
Gesprächsaufzeichnungen gehören zu den effektivsten Trainingstools, die es gibt, da Ihr Team echte Gespräche hört, statt Rollenspiele mit ausgedachten Szenarien zu spielen. Ein Teamleiter wählt drei Aufzeichnungen aus der vergangenen Woche aus und bespricht sie in einem Meeting, wobei das Team von echten Einwänden, echten Beschwerden und echten Erfolgen lernt.
Die Qualitätskontrolle funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Wenn Sie Gespräche an ein externes Call-Center auslagern oder mit einem großen Team arbeiten, können Sie durch Aufzeichnungen überprüfen, ob Gespräche nach Ihren Standards behandelt werden. Werden Anrufer angemessen begrüßt, wird die richtige Information gegeben und werden Compliance-Verfahren befolgt? Sie müssen nicht neben jedem Agenten sitzen, da die Aufzeichnungen das vollständige Bild geben.
Streitbeilegung und Compliance
Geschäftsgespräche sind oft mit Zusagen verbunden, wie Preisen, die genannt werden, Lieferterminen, die bestätigt werden, und Bedingungen, die vereinbart werden. Wenn Wochen später ein Streit entsteht, divergieren die Erinnerungen, während eine Gesprächsaufzeichnung ein objektives Dossier dessen bietet, was wirklich gesagt wurde, und so Meinungsverschiedenheiten schnell und professionell löst.
Für Unternehmen in geregelten Branchen kann Gesprächsaufzeichnung sogar eine Compliance-Anforderung sein. Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Gesundheitsdienstleister und Anwaltskanzleien müssen Telefonanrufsaufzeichnungen oft eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren, wobei CallFactory Ihre Aufzeichnungen sicher speichert und Sie die Aufbewahrungszeiträume einstellen lässt, die zu Ihrer Regulierung passen.
Aufbewahrungszeiträume und Speicher
Sie bestimmen, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt bleiben, indem Sie einen Aufbewahrungszeitraum einstellen, der zu Ihrem Unternehmen passt – von ein paar Tagen bis mehrere Monate. Sobald der Zeitraum abläuft, werden die Aufzeichnungen automatisch gelöscht, wodurch Ihr Speicher ordentlich bleibt und Sie leicht der DSGVO entsprechen.
Wenn Sie eine bestimmte Aufzeichnung benötigen, die Sie länger als den Standardzeitraum aufbewahren möchten, beispielsweise als Beweis in einem laufenden Streit, laden Sie sie herunter, bevor sie abläuft. Die API lässt Sie Aufzeichnungen außerdem automatisch in Ihrem eigenen Speicher archivieren, sodass Sie eine permanente Kopie unter Ihren eigenen Bedingungen behalten.
Inbegriffen bei jeder Nummer
Die Gesprächsaufzeichnung ist bei jeder CallFactory-Nummer inbegriffen, wobei je nach Aufbewahrungszeitraum und Speichervolumen ein kleines Zusatztarif für erweiterten Speicher anfallen kann.
Erfahren Sie mehr über weitere Funktionen
Finden Sie weitere Informationen über unsere Funktionen, die Ihre Geschäftskommunikation verbessern können.
Angepasste Telefonie
Notfallhotlines, automatisierte Bestellsysteme, SMS-Bestätigungen und Selbstbedienungssysteme: Wenn Sie einen Telefonieprozess beschreiben können, bauen wir ihn auf unserer eigenen IVR-Plattform.
Anruffilter
Blockieren Sie unerwünschte Anrufer, lassen Sie nur autorisierte Nummern zu oder leiten Sie bestimmte Anrufer an andere Ziele weiter. Der Anruffilter hält Ihre Geschäftsleitungen für Anrufe frei, die …
Anrufnotizen
Erfassen Sie jede Erkenntnis aus jedem Gespräch in Ihrem Dashboard, sodass Folgemaßnahmen, Kundenanfragen und Absprachen an einer durchsuchbaren Stelle landen und Ihr Team sie jederzeit findet.
Gesprächsaufzeichnung — häufig gestellte Fragen
Finden Sie klare Antworten auf Fragen zur Gesprächsaufzeichnung und wie sie in der Praxis für Ihr Unternehmen funktioniert.
Ja. Sowohl der Anrufer als auch Ihr Teamitglied werden in einer Audiodatei aufgezeichnet, sodass Sie das gesamte Gespräch hören.
Nein. Die Aufzeichnung geschieht auf der CallFactory-Seite, sodass Sie keine App, kein Mikrofon oder zusätzliche Hardware auf Ihrer Seite benötigen.
Sie melden sich beim Dashboard an, suchen nach Telefonnummer, Datum oder Uhrzeit und spielen die Aufzeichnung direkt im Browser ab. Sie können sie auch als Audiodatei herunterladen.
Sie stellen den Aufbewahrungszeitraum selbst ein, nach dem Aufzeichnungen automatisch gelöscht werden, sobald dieser Zeitraum verläuft. Bestimmte Aufzeichnungen, die Sie länger benötigen, laden Sie herunter, bevor sie verfallen.
In den meisten EU-Ländern darf man ein Gespräch ohne Ankündigung aufzeichnen, solange man selbst einer der Gesprächspartner ist, wodurch Aufzeichnungen eingehender Kundengespräche normalerweise zulässig sind. Transparenz bleibt gute Praxis, wobei eine kurze Mitteilung wie „Dieses Gespräch kann für Schulungs- und Qualitätszwecke aufgezeichnet werden" oft als Willkommensnachricht eingestellt wird. Konsultieren Sie für die genauen Regeln in Ihrem Land immer die lokale Gesetzgebung und Ihre DSGVO-Verpflichtungen.
Ja. Über die API rufen Sie Aufzeichnungen programmatisch ab und speichern sie in Ihren eigenen Systemen wie einem Archiv, einer Compliance-Umgebung oder einer internen Anwendung.
Nein. Es gibt keine Zeitbegrenzung für einzelne Aufzeichnungen, sodass auch lange Gespräche vollständig erfasst werden.
Ja. Die Gesprächsaufzeichnung funktioniert auf jeder CallFactory-Nummer, unabhängig davon, ob es sich um eine österreichische oder internationale Nummer handelt.
Die Gesprächsaufzeichnung ist bei jeder CallFactory-Nummer inbegriffen, wobei je nachdem, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, ein kleines Zusatztarif für erweiterte Aufbewahrungszeiträume anfallen kann.
