Schweden
Vereinigte StaatenKalendergesteuerte Anrufweiterleitung
Jedes Unternehmen läuft nach einem Plan, in dem Geschäftszeiten, Pausen, rotierende Schichten, Bereitschaftsdienste, nationale Feiertage und Saisonschließungen sich abwechseln. Die Anrufweiterleitung manuell zu aktualisieren, sobald sich dieser Plan ändert, kostet Zeit und schlägt früher oder später fehl, wodurch Anrufe bei der falschen Person ankommen oder gar nicht ankommen.
Mit kalendergesteuerter Anrufweiterleitung automatisieren Sie das vollständig. Sie beschreiben Ihren Plan und CallFactory konfiguriert die Weiterleitung so, dass Anrufe während der Geschäftszeiten zum Team gehen und außerhalb zur Voicemail oder zu einer Bereitschaftsnummer. Wechseln die Bereitschaftsschichten jede Woche, folgt die Weiterleitung dieser Rotation automatisch, ohne dass jemand manuell aktualisieren muss und ohne dass eine vergessene Änderung zu verpassten Gesprächen führt.
- Weiterleitung basierend auf Geschäftszeiten und Schichten
- Automatische Bereitschafts- und Feiertagsweiterleitung
- Rotierende Schichten und Saisonpläne
- Einmal einrichten, danach läuft es von selbst
Vorteile der kalendergesteuerten Anrufweiterleitung
Entdecken Sie, wie unsere Funktionen Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten, kostbare Zeit zu sparen und Ihre Geschäftskommunikation merklich zu verbessern.
Immer genau
Die Weiterleitung folgt dem Plan wie von Ihnen definiert, sodass Schichtwechsel, Vertretungen und freie Tage sofort sichtbar werden, sobald Sie die Konfiguration aktualisieren – ohne Vermutungen oder vergessene Änderungen.
Perfekt für rotierende Schichten
Wöchentliche Bereitschaftsdienste, wechselnde Teams und Wochenendabdeckung werden ohne Ausnahme vom Kalender gesteuert, egal ob im Gesundheitswesen, IT-Support oder 24/7-Überwachung.
Keine Verwaltungsüberlastung
Sie müssen das Anrufziel nicht mehr jeden Morgen oder bei jedem Schichtwechsel anpassen, da Sie den Plan einmalig festlegen und die Weiterleitung danach automatisch folgt, bis sich der Plan selbst ändert.
Praktische Beispiele
Kalendergesteuerte Weiterleitung wird vor allem in Branchen eingesetzt, in denen die Verfügbarkeit stark durch den Schichtplan bestimmt wird.
Ärzte auf einer Wochenend-Hotline
Eine Gruppe von Ärzten teilt sich eine Wochenend-Hotline, wobei jeder Arzt einen Wochenende pro Monat Dienst hat. CallFactory leitet Anrufe automatisch an den diensthabenden Arzt weiter, sodass niemand manuell wechseln muss und kein Anruf zwischen Wal und Schiff landet.
Freiwillige auf einer Hilfelinie
Eine Wohltätigkeitsorganisation oder Unterstützungsorganisation betreibt eine Hilfelinie mit Freiwilligen, die jede Woche ihre eigenen Stunden abdecken. CallFactory leitet Anrufe automatisch an den Freiwilligen weiter, der zu diesem Zeitpunkt im Dienst ist, sodass die Linie zu jedem vereinbarten Zeitpunkt besetzt ist.
Sicherheitsunternehmen
Dringende Anrufe gehen automatisch an den Wachter, der Dienst hat, sodass Sie 24/7-Abdeckung halten, ohne auf veraltete Tabellenkalkulationen oder manuelle Prüfungen angewiesen zu sein.
Wie kalendergesteuerte Weiterleitung funktioniert
Sie legen Ihren Plan fest – also Geschäftszeiten, Schichten, Bereitschaftsdienste und Feiertage – und CallFactory ordnet jeden Moment einem Anrufziel zu. Sobald ein Anruf eingeht, vergleicht das System die aktuelle Zeit mit Ihrem Plan und leitet das Gespräch an das richtige Ziel weiter.
Ein konkretes Beispiel: Von Montag bis Freitag zwischen neun und fünf gehen Anrufe ins Büro, während sie abends und am Wochenende auf dem Bereitschaftstelefon ankommen. An nationalen Feiertagen spielt eine Schließungsmeldung ab und der Anrufer erhält die Option für Voicemail. Jede Regel legen Sie einmal fest und die Weiterleitung folgt dann automatisch, bis sich der Plan selbst ändert.
Rotierende Schichten und Bereitschaftsdienste
Für Teams mit einem rotierenden Plan kommt kalendergesteuerte Weiterleitung am besten zur Geltung. Sie beschreiben, welches Teammitglied welche Tage und Zeiten abdeckt, und CallFactory leitet Anrufe automatisch an die richtige Person weiter, sodass derjenige, der Montagabend Dienst hat, die Montagabend-Anrufe erhält und das Wochenendteam die Wochenendanrufe.
Ändert sich der Plan, weil jemand tauscht, in den Urlaub geht oder gerade neu in die Rotation kommt, benachrichtigen Sie uns und die Weiterleitung wird sofort aktualisiert. Niemand muss ins Telefonsystem eindringen oder lose Weiterleitungen verschieben.
Geschäftszeiten, Feiertage und Ausnahmen
Die häufigste Anwendung ist die Trennung von Arbeits- und Schließungszeiten. Während der Öffnungszeiten gehen Anrufe zu Ihrem Team, während Anrufer außerhalb dieser Zeiten eine Nachricht mit Ihren Öffnungszeiten hören und eine Voicemail hinterlassen können. So wissen Anrufer immer, wann sie zurückrufen können und Ihr Team wird außerhalb der Arbeitszeiten nicht gestört.
Feiertage und Sonderschließungen funktionieren auf die gleiche Weise. Sie übermitteln Ihre nationalen Feiertage, Betriebsereignisse oder Notfallschließungen und die Weiterleitung passt sich an diesem Tag an, wobei beispielsweise eine andere Nachricht abgespielt wird, Anrufe zu einer anderen Nummer gehen oder Voicemail sofort aktiviert wird.
Mit anderen Funktionen kombinieren
Kalenderweiterleitung funktioniert mit dem Rest Ihres Anrufablaufs zusammen, sodass Sie während der Geschäftszeiten ein Auswahlmenü und eine Warteschlange dahinter haben können. Außerhalb der Geschäftszeiten spielt eine Willkommensnachricht mit Ihren Öffnungszeiten ab und Sie bieten Voicemail an. Mit einem Flüsterteil erfährt Ihr Bereitschaftsteammitglied sofort, dass das Gespräch über die Außen-geschäftszeiten-Leitung kommt.
Unternehmen mit internationalen Telefonnummern profitieren noch mehr, da jede Nummer ihren eigenen Plan mit anderen Zeitzonen, anderen Geschäftszeiten und eigenen Bereitschaftsdiensten folgen kann, die zusammen aus einem Konto verwaltet werden.
Kostenlos bei jeder Nummer enthalten
Kalendergesteuerte Anrufweiterleitung ist ohne Zusatzkosten Teil jeder CallFactory-Nummer, unabhängig davon, wie einfach oder umfassend Sie Ihren Plan einrichten.
Diese Funktion ist kostenlos enthalten bei jeder österreichischen Telefonnummer oder internationalen Telefonnummer.
Mehr über andere Funktionen
Finden Sie weitere Informationen über unsere Funktionen, die Ihre Geschäftskommunikation verbessern können.
Weiterleitungsziele ändern
Leiten Sie Anrufe an jedes Gerät weiter (Handy, Festnetz oder VoIP), wobei Sie Ziele jederzeit vom Dashboard aus anpassen, beliebig viele Nebenstellen hinzufügen und Anrufe weltweit an Kollegen …
Willkommensnachricht
Grüßen Sie jeden Anrufer mit einer professionellen Nachricht, bevor der Anruf verbunden wird. Nehmen Sie Ihre eigene auf, verwenden Sie einen Sprecher oder generieren Sie eine sofort mit …
Intelligentes Voicemail-System
Wenn niemand abnimmt, hinterlassen Anrufer eine Voicemail, die in Ihrem Postfach als Audiodatei ankommt. Benutzerdefinierte Grüße, mehrere Empfänger und keine zusätzliche Software erforderlich.
Kalendergesteuerte Anrufweiterleitung FAQ
Erhalten Sie klare Antworten zur kalendergesteuerten Anrufweiterleitung und wie sie in der Praxis für Ihr Unternehmen funktioniert.
Sie beschreiben uns Ihren Plan – also Geschäftszeiten, Schichten, Bereitschaftsdienste und Feiertage – und wir konfigurieren die Weiterleitung so, dass jeder Moment einem Anrufziel zugeordnet ist. Änderungen teilen Sie uns jederzeit mit.
Sie nehmen Kontakt mit unserem Support-Team auf und die Weiterleitung wird sofort aktualisiert, sodass ein Schichtwechsel, Krankmelding oder kurzfristige Anpassung sofort in der Weiterleitung berücksichtigt wird.
Ja. Wir richten sowohl wiederkehrende als auch einmalige Ausnahmen ein, wie Wochenenden, nationale Feiertage, Betriebsschließungen und Notfallschließungen. Die Weiterleitung folgt einfach dem Plan, den wir für Sie eingerichtet haben.
Ja. Jede CallFactory-Nummer kann ihren eigenen Kalender und Weiterleitungsplan haben, was praktisch für Unternehmen mit Nummern in verschiedenen Zeitzonen oder für Abteilungen mit eigenen Öffnungszeiten ist.
Ja. Während der Geschäftszeiten lassen Sie Anrufe über ein Menü und eine Warteschlange laufen und außerhalb dieser Zeiten spielen Sie eine Nachricht ab und bieten Voicemail an. Die Kalenderweiterleitung bestimmt, wann was passiert, während die anderen Funktionen ausfüllen, wie das Gespräch weitergeht.
Sie teilen uns die Rotation mit – also wer welche Tage und Zeiten abdeckt – und wir legen das im System fest. Die Person, die diese Woche Dienst hat, erhält auch die Anrufe dieser Woche, und sobald der Plan sich ändert, teilen Sie uns das mit und die neue Planung wird sofort aktiv.
Der Plan wird von unserem Support-Team basierend auf Ihren Anforderungen konfiguriert. Wenn Sie etwas ändern möchten – beispielsweise einen Schichtwechsel, ein neues Teammitglied oder geänderte Zeiten – teilen Sie uns das mit und das Update geht sofort live.
Nein. Die Funktion ist ohne Zusatzkosten bei jeder CallFactory-Nummer enthalten.
