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Vereinigte StaatenWer Dienst hat, bekommt den Anruf.
Der Dienstplan bestimmt, wohin der Anruf geht — nicht eine Einstellung, an die jemand am Freitagnachmittag denken muss. Tauscht jemand den Dienst oder fällt jemand aus, passen Sie den Dienstplan an, und die Änderung ist sofort aktiv.
Entwickelt für Bereitschaftsdienste im Gesundheitswesen. Inzwischen auch im Einsatz bei IT-Störungshotlines und Sicherheitsdiensten.
Wochenenddienst · Notfallleitung 01 234 56 78
Echtzeit
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Jetzt im Dienst: Dr. Marić
bis So 23:59Ein Kalender steuert mehrere Teams, Zeitfenster und Nummern gleichzeitig.
Wo es ohne Kalender schiefgeht
Der Dienstplan ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass die Telefonanlage nichts davon weiß.
Der Dienstplan steht woanders als die Weiterleitung
Der Dienstplan steckt in einer Tabelle oder in der Einsatzplanung, die Weiterleitung irgendwo in einer Telefoneinstellung. Jemand muss beides jede Woche auf denselben Stand bringen, und genau da geht es schief.
Jemand fällt aus, und niemand stellt das Telefon um
Ein Kollege wird krank, der Dienstplan wird angepasst, aber die Anrufe gehen weiter an die alte Nummer. Der Anrufer merkt es als Erster, und bei einer Notfallleitung ist das der schlechteste Moment.
Ostermontag stand nicht in den Einstellungen
Feste Öffnungszeiten kennen keine Ausnahmen. An einem Feiertag läutet das Telefon einfach in einem leeren Büro, bis es jemand zufällig bemerkt.
Keine Zeitschaltuhr. Ein Dienstplan.
Die meisten Telefonie-Pakete haben einen Zeitplan: geöffnet von neun bis fünf, sonst Voicemail. Das hier ist etwas anderes — und der Unterschied ist der Grund, warum wir es selbst gebaut haben.
Bürozeiten ein- und ausschalten
Eine Nummer, zwei Zustände, jede Woche dasselbe Ziel. Genug für ein Büro, das um fünf Uhr schließt, und mehr nicht.
Menschen für eine Leitung einplanen
Ein vollständiger Kalender, wie Sie ihn von Ihrem Terminkalender kennen: Sie ziehen Menschen in Zeitfenster, statt Regeln aufzustellen. Mehrere Teams, mehrere Nummern gleichzeitig. Wer diese Woche Dienst hat, bekommt die Anrufe dieser Woche.
Wir haben diesen Kalender über Jahre für den medizinischen Bereich weiterentwickelt: Bereitschaftsdienste und Notfallleitungen, bei denen ein falsch geleiteter Anruf keine Unannehmlichkeit ist, sondern ein Vorfall. Derselbe Kalender wird inzwischen von IT-Organisationen für ihre Störungsnummern genutzt und von Sicherheitsunternehmen für den Wachmann, der Dienst hat.
Drei Dienstpläne, bei denen nichts danebengehen darf
Hausärzte im Wochenenddienst
Eine Gruppe von Ärzten teilt sich eine Notfallleitung; jeder Arzt hat ein Wochenende im Monat Dienst. Der Anruf geht an den, der gerade eingeteilt ist, ohne dass jemand am Freitag eine Nummer umstellt.
Ehrenamtliche an einem Hilfetelefon
Ehrenamtliche decken jeweils ihre eigenen Stunden ab, oft jede Woche anders. Die Leitung ist zu jeder vereinbarten Zeit besetzt, und wer nicht eingeteilt ist, wird auch nicht angerufen.
Der Störungs- oder Sicherheitsdienst
Außerhalb der Geschäftszeiten geht eine Meldung an den Techniker oder Wachmann, der Bereitschaft hat. Erreichbarkeit rund um die Uhr, ohne eine Tabelle, die jemand von Hand pflegt.
Wir richten den Kalender ein, Sie füllen den Dienstplan
Diese Unterscheidung ist wichtig: Die Einrichtung ist Arbeit, die wir übernehmen, die Pflege erledigen Sie selbst, und zwar in Echtzeit.
- 01
Sie beschreiben Ihren Plan
wir richten es einWelche Teams es gibt, welche Zeitfenster, wie die Rotation läuft und was an Feiertagen passieren soll. Wie kompliziert es auch ist — der Kalender ist für Bereitschaftspläne gemacht.
- 02
Sie füllen den Dienstplan online
Sie, in EchtzeitWer wann Dienst hat, in einem Kalender, den Sie selbst verwalten. Tauscht jemand den Dienst oder fällt jemand aus, ändern Sie das im Kalender, und die neue Einteilung ist sofort aktiv.
- 03
Die Weiterleitung folgt dem Dienstplan
automatischBei jedem eingehenden Anruf prüft das System, wer gerade eingeteilt ist, und stellt das Gespräch dorthin durch. Es gibt keine Einstellung mehr, die jemand vergessen kann.
Was im Dienstplan möglich ist
Wer Dienst hat
pro ZeitfensterPro Zeitfenster eine Person, ein Team oder eine Nummer. Auch mehrere gleichzeitig, wenn jemand mithören oder als Reserve einspringen soll.
Die Rotation
wiederkehrendWöchentlich wechseln, alle zwei Wochen oder nach einem unregelmäßigen Muster. Einmal festgelegt, läuft es weiter, bis Sie es ändern.
Feiertage und Schließungen
AusnahmenEine abweichende Ansage, eine andere Nummer oder direkt die Voicemail. Für jeden Tag einzeln einstellbar, unabhängig vom Wochenrhythmus.
Was außerhalb des Dienstplans passiert
AusweichzielIst niemand eingeteilt, landet der Anrufer bei einem vorab gewählten Ziel statt bei einer unbesetzten Leitung.
Live umschalten oder vorausplanen? Im Echtzeit-Dashboard sehen Sie, wer verfügbar ist, und ändern ein Ziel mit wenigen Klicks. Das funktioniert gut für ein kleines Team, in dem jemand die Telefonie im Blick behält, etwa wenn ein Kollege unerwartet weg muss. Feste Öffnungszeiten und Feiertage stellen Sie dort einmal ein, ohne Mehrkosten.
Bei einer Organisation mit Dienstplan ist das anders. Dort ist im Voraus bekannt, wer nächste Woche die Abende abdeckt, wer das Wochenende hat und wann eine Abteilung geschlossen ist, und es wäre unnötiger Aufwand, das jeden Tag von Hand umzustellen. Ein Ärztenotdienst, ein Störungsdienst, ein Sicherheitsunternehmen, eine Wohnbaugenossenschaft mit Reparaturnummer oder ein Pflegedienst mit mehreren Standorten plant die Erreichbarkeit deshalb im Kalender voraus, sodass die Telefonie dem Dienstplan folgt und nicht umgekehrt.
Was kostet die Kalenderanwendung?
Der Kalender ist eine separate Anwendung mit eigener Lizenz, die unabhängig von unserer Plattform entwickelt und gepflegt wird. Dafür haben auch wir externe Kosten, und deshalb kostet die Kalenderanwendung €49 pro Monat extra, zusätzlich zu Ihrem Paket. Die Einteilung nehmen Sie selbst vor, so oft Sie möchten.
Haben Sie nur feste Öffnungszeiten und Feiertage, brauchen Sie die Anwendung nicht: Die stellen Sie selbst im Dashboard ein, ohne Mehrkosten, bei Ihrer österreichischen Telefonnummer oder internationalen Telefonnummer. Für das Live-Umschalten nutzen Sie das Echtzeit-Dashboard.
Was Kunden uns dazu fragen
Selbst, online, und die Änderung ist sofort aktiv. Wir richten den Kalender ein — welche Teams, welche Zeitfenster, wie die Rotation läuft — aber wer Dienst hat, tragen Sie selbst ein. Deshalb ist auch ein Tausch am Sonntag in der Früh kein Problem.
Dann geht das Gespräch an ein Ausweichziel, das Sie vorab wählen, zum Beispiel eine zentrale Nummer oder die Voicemail mit einer abweichenden Ansage. Eine Lücke im Dienstplan führt nicht zu einer toten Leitung.
Ja. Mehrere Teams, Zeitfenster und Nummern gleichzeitig aus demselben Kalender — dafür ist er gebaut. Eine Organisation mit einer Notfallleitung, einer Störungsnummer und einer allgemeinen Leitung muss nicht drei Pläne pflegen.
Ja. Zur erweiterten Variante gehört eine Schulung für Ihr Team, damit mehrere Personen den Dienstplan füllen können und nicht alles an einer Person hängt. Genau das ist bei einem Bereitschaftsdienst das eigentliche Risiko.
Dann brauchen Sie den Dienstplankalender nicht. Für Öffnungszeiten von neun bis fünf, mit einer abweichenden Regel für Feiertage und Voicemail außerhalb dieser Zeiten, genügt die normale Zeit- und Datumssteuerung. Der Dienstplankalender ist für Leitungen gedacht, für die Menschen eingeteilt werden und deren Besetzung sich von Woche zu Woche ändert.
Sie tragen Ihren Dienstplan selbst in den Kalender ein, mit Geschäftszeiten, Schichten, Bereitschaftsdienst und Feiertagen, und verknüpfen jeden Zeitblock mit einem Ziel. Danach folgt die Weiterleitung automatisch dem Dienstplan.
Eine geplante Änderung passen Sie selbst im Kalender an. Muss sich sofort etwas ändern, etwa bei einem Krankenstand, schalten Sie live im Echtzeit-Dashboard um.
Ja. Sie planen sowohl wiederkehrende als auch einmalige Ausnahmen ein, etwa Wochenenden, Feiertage, Betriebsschließungen und Notfallschließungen. Die Weiterleitung folgt einfach dem Dienstplan, den Sie festgelegt haben.
Ja. Jede CallFactory-Nummer kann einen eigenen Kalender haben, was praktisch ist für Unternehmen mit Nummern in verschiedenen Zeitzonen oder für Abteilungen mit eigenen Diensten.
Ja. Während der Geschäftszeiten lassen Sie Anrufe über ein Telefonmenü und eine Warteschlange laufen, und außerhalb dieser Zeiten spielen Sie eine Ansage ab und bieten Voicemail an. Der Kalender bestimmt, wann was passiert, während die anderen Funktionen festlegen, wie das Gespräch weiterläuft.
Sie planen ein, wer welche Tage und Zeiten abdeckt. Der Kollege, der diese Woche Dienst hat, bekommt die Anrufe dieser Woche, und nächste Woche rückt der Dienst automatisch nach Ihrem Dienstplan weiter.
Ja. Der Kalender ist eine separate Anwendung mit eigener Lizenz und eigener Wartung, für die auch wir externe Kosten haben, und kostet deshalb €49 pro Monat extra. Normale Öffnungszeiten und der Feiertagskalender im Dashboard sind ohne Mehrkosten in Ihrem Paket enthalten.
Wie sieht Ihr Dienstplan aus?
Erzählen Sie uns, wie der Dienst verteilt ist, dann zeigen wir Ihnen in einer Demo, wie dieser Dienstplan das Telefon steuert.
