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Vereinigte StaatenFünf Leute, eine Nummer, und niemand muss fragen, wer abnimmt.
Das Team-Dashboard ist der gemeinsame Bildschirm, den Ihr Telefonteam geöffnet lässt. Alle sehen, wer verfügbar ist, wer telefoniert und wer als Nächstes dran ist, und jeder setzt seinen eigenen Status mit einem Klick. Ist jemand kurz weg, überspringt der Anruf diese Person und erreicht den nächsten Kollegen, ohne Nachricht im Gruppenchat und ohne dass jemand die Routing-Einstellungen anfasst.
- Echtzeit jede Änderung sieht das ganze Team in dem Moment, in dem sie passiert
- Ein Klick jede Person setzt ihre eigene Verfügbarkeit, niemand muss etwas beantragen
- Bis zu 99 Mitglieder pro Team, und so viele Teams, wie Ihre Organisation hat
- Kein App-Store eine Progressive Web App, die Sie per Link öffnen oder zum Startbildschirm hinzufügen
Das ist das ganze Produkt. Ändern Sie etwas, und das Routing folgt.
Unten sehen Sie eine funktionierende Übersicht mit einem fünfköpfigen Team auf einer Nummer. Setzen Sie jemanden auf abwesend oder wechseln Sie den Klingelmodus, dann zeigt die Zeile ganz unten genau, was der nächste Anrufer erlebt. Diese Zeile ist kein Schaubild des Dashboards, sondern das, was das Dashboard tut.
Moser & Leitner · Hauptleitung
0720 318 447 · 5 Mitglieder- Sabine Wallner Empfang · Büro Wien Softphone · Headset Pos. 1 · 8s Verfügbar
- David Ortner Support · Büro Wien Tischtelefon Pos. 2 · 10s Im Gespräch
- Petra Neubauer Vertrieb · Außendienst Mobilfunknetz Pos. 3 · 15s Verfügbar
- Thomas Reiter Besichtigungen · Außendienst Mobilfunknetz Pos. 4 · 25s Abwesend
- Hanna Koller Buchhaltung · Büro Linz Tischtelefon Pos. 5 · 10s Verfügbar
Was der nächste Anrufer jetzt bekommt
Sabine · 8s → Petra · 15s → Hanna · 10s → Voicebot
Beim Modus Nacheinander klingelt jede verfügbare Person in der Reihenfolge der Warteschlange, und nach ihrer eigenen Klingeldauer geht es weiter. Abwesende und telefonierende Kollegen werden übersprungen, ohne dass der Anrufer etwas merkt.
David lässt sich nicht umschalten, weil er gerade telefoniert, und dieser Status kommt von der Plattform, nicht von einem Schalter. Die beiden Status, die die Leute selbst steuern, sind verfügbar und abwesend. Ein laufendes Gespräch wird einfach erkannt, und das Routing weiß bereits, dass es ihn überspringen muss.
Zehn Sekunden, wenn Sie nichts anderes festlegen
Standardmäßig bekommt jede Person zehn Sekunden, bevor der Anruf weitergeht. Ein Empfang möchte vielleicht sechs, ein Gutachter, der erst die Leiter abstellen muss, vielleicht fünfundzwanzig. Es ist eine Zahl in einem Feld, pro Team.
Position 1 · 10 s → Position 2 · 10 s → Position 3
Jede Person wählt ihren Platz
Als Erste in der Reihe oder erst, wenn alle anderen versucht wurden. Die Empfangskraft nimmt den ersten Anruf an, die Führungskraft springt ein, wenn sonst niemand kann. Die Leute legen das selbst fest, statt einen Administrator darum zu bitten.
Position: 1 Empfang · 4 Führungskraft
Was am Ende der Liste passiert
Ist die Warteschlange durch, geht der Anruf an das Rückfallziel, das Sie festgelegt haben: Voicemail mit Transkription per E-Mail, ein Überlaufteam oder der Voicebot, der abnehmen, Termine buchen und nur das weitergeben kann, was wirklich nicht warten kann.
sonst → Voicebot → dringend? alarmieren : Voicemail
Es ist mit Absicht eine Web-App, und der Grund ist nicht Bequemlichkeit
Das Dashboard läuft im Browser. Sie öffnen einen Link und sind drin, und wenn Sie es zum Startbildschirm hinzufügen, startet es im Vollbild wie jede andere App. Wir hätten es stattdessen in die App-Stores bringen können, haben uns aber bewusst dagegen entschieden, und zwar aus demselben Grund, der sich durch die ganze Plattform zieht.
Korrekturen kommen am selben Tag
Telefonie muss laufen. Wenn wir etwas korrigieren, sollte Ihr Team es beim nächsten Laden der Seite haben und nicht erst, wenn irgendwo eine Prüfwarteschlange ihren Rückstand abgearbeitet hat.
Alle haben dieselbe Version
Es arbeitet nicht die Hälfte Ihres Teams mit einem Stand vom März. Es gibt eine Auslieferung und eine Version, und kein Supportgespräch beginnt damit, herauszufinden, was jemand eigentlich installiert hat.
Nichts landet auf einem privaten Telefon
Mitarbeitende werden ziemlich oft gebeten, die Software eines Lieferanten auf ihrem eigenen Gerät zu installieren. Hier gibt es nichts zu installieren, nichts mit Berechtigungen und nichts zu deinstallieren, wenn jemand geht.
Wir suchen Sie nicht in einem Store
Wir verkaufen an Unternehmen, nicht an Leute, die durch App-Charts blättern. Ein Eintrag im App-Store würde den Interessen des Stores dienen, nicht Ihren.
Dasselbe Prinzip wie überall auf dieser Plattform: erst zuverlässig, dann bequem.
Eine Progressive Web App ist hier keine App zweiter Klasse, sondern der Weg, der ein Telefonie-Werkzeug aktuell, einheitlich und unaufdringlich hält. Dabei geht es um den Bildschirm und nicht um den Anruf: Das Dashboard koordiniert, wer in der Warteschlange ist, während die Anrufe selbst auf Tischtelefonen, über das Mobilfunknetz auf Handys oder auf Softphones ankommen. Ist ein Laptop zugeklappt oder ein Browser geschlossen, läuft das Routing genau so weiter, wie es zuletzt eingestellt war.
browserbasiert · auf dem Startbildschirm installierbar · keine Berechtigungen auf privaten Geräten · eine Version für das ganze Team
Zwei Leute sind ein Team. Neunundneunzig auch.
Das Dashboard ändert seine Form nicht, wenn Sie wachsen. Sie fügen Mitglieder und Teams hinzu und schalten ein Menü vor, sobald Anrufer eine Auswahl brauchen. Nichts wird migriert und kein Paket gewechselt, weil die Plattform darunter in jedem Fall dieselbe ist.
Sie und eine weitere Person
Zwei Gründer teilen sich die Firmennummer. Wer gerade nicht in einem Termin sitzt, nimmt ab, und der andere wird nicht gestört. Das Dashboard erspart hier vor allem die Anrufe untereinander, mit denen man sonst nachfragen würde.
ein Team · eine Nummer · nacheinander
Ein Empfangsteam mit Schichten
Empfang plus ein Support-Dienstplan. Round Robin verteilt die Last, sodass nicht immer dieselbe Person zuerst dran ist, und die Übersicht macht einen dünn besetzten Freitagnachmittag sichtbar, bevor die Anrufe auf der Voicemail landen.
zwei Teams · gemeinsame Nummern · Round Robin
Abteilungen hinter einem Menü
Vertrieb, Support und Buchhaltung, jeweils als eigenes Team mit eigenen Nummern, eigener Übersicht und eigenen Leuten. Ein Auswahlmenü oder ein Voicebot, der einfach nachfragt, bringt den Anrufer in die richtige Warteschlange, bevor irgendein Telefon klingelt.
Menü → Team → Warteschlange · Dashboards pro Team
Mitglieder sehen nur die Übersicht der Teams, zu denen sie gehören, deshalb bekommt in einer Organisation mit 99 Leuten nicht jeder einen Bildschirm mit 99 Zeilen.
Das Dashboard ist nicht das Verwaltungsportal, und das ist Absicht
Zwei Bildschirme für zwei Zielgruppen. Wer beides vermischt, hat am Ende entweder einen Administrator, der jemanden als zurück aus der Mittagspause markieren soll, oder ein ganzes Team, das die Schlüssel zum Routing in der Hand hält.
Team-Dashboard
Der gemeinsame Bildschirm für die Leute, die ans Telefon gehen. Er wird zu Beginn des Tages geöffnet, ab und zu angeschaut, ein- oder zweimal angeklickt und wieder geschlossen.
- Sehen, wer verfügbar, abwesend oder im Gespräch ist
- Die eigene Verfügbarkeit setzen
- Die eigene Position in der Warteschlange festlegen
- Die Nummern sehen, auf denen Ihr Team erreichbar ist
Für alle im Telefonteam.
Webportal
Das Verwaltungsportal, in dem die Telefonanlage tatsächlich eingerichtet wird. Es wird geöffnet, wenn etwas geändert werden muss, und nicht jeden Morgen.
- Nummern, Ziele und Routing-Regeln
- Öffnungszeiten, Feiertage und Voicemail
- Menüs, Warteschlangen, Aufzeichnung und Gesprächsanalyse
- Teams, Mitglieder und Berechtigungen
Für die Person, die die Telefonanlage betreut.
Wer das eine nutzt, braucht keinen Zugang zum anderen. Zum Webportal
Ihr Logo und Ihre Farben, auf einem Bildschirm, den Ihr Team jeden Tag sieht
Laden Sie in den Dashboard-Einstellungen ein Logo hoch und legen Sie Ihre Markenfarben fest, dann sieht jedes Mitglied ab dem nächsten Laden die Version in Ihrem Design. Das ist eine Kleinigkeit, die verändert, wie das Werkzeug behandelt wird, denn interne Werkzeuge werden genutzt und Bildschirme von Dritten ignoriert.
Zwei Einstellungen, die für alle gelten
Ein Logo und eine Farbe. Die Person, die das Konto verwaltet, legt sie einmal fest, und das ganze Team sieht sie, ohne dass einzelne Mitglieder etwas einstellen müssen.
Nützlich, wenn das Team nicht nur Ihres ist
Eine Agentur, ein IT-Dienstleister oder ein gemeinsamer Empfangsservice kann die Marke des Kunden auf die Übersicht setzen. Die Leute, die damit arbeiten, sehen ihr eigenes Unternehmen und nicht das ihres Dienstleisters.
Auch auf dem Telefon sieht es aus wie eines Ihrer Werkzeuge
Auf dem Startbildschirm übernimmt es Symbol und Farbe, sodass es zwischen den anderen Arbeits-Apps sitzt, statt als Fremdkörper eines Telekommunikationsunternehmens aufzufallen.
Die Übersicht koordiniert. Die Anrufe kommen auf echten Telefonen an.
Im Dashboard wird nichts angenommen. Es entscheidet, wer in der Warteschlange ist, und der Anruf erreicht dann das Gerät, das diese Person nutzt, wobei verschiedene Leute im selben Team verschiedene Geräte nutzen können.
Festnetz auf Mobil
Die Geschäftsnummer, über das Mobilfunknetz auf ein Handy weitergeleitet. Die richtige Wahl für alle, die unterwegs sind, und diejenige, die nicht von einer Verbindung abhängt, die gut genug für Sprache sein muss.
Tischtelefon
Jedes SIP-Telefon, angeschlossen von Ihnen oder Ihrem IT-Partner. Das naheliegende Gerät für einen Empfang, der den ganzen Tag auf der Übersicht steht.
Softphone
Dieselbe Leitung auf dem Laptop mit Headset, wo ausgehende Anrufe auch die Geschäftsnummer zeigen. Verbreitet bei allen, die Anruf auf Anruf annehmen.
KI-Voicebot
Ans Ende der Warteschlange für Abende und Überlauf oder davor, um zu fragen, was der Anrufer braucht, und ihn ins richtige Team zu bringen.
Webportal
Hier werden Teams, Nummern, Zeiten und Routing-Regeln überhaupt erst eingerichtet. Es ist die Verwaltungsebene über der Übersicht.
Gesprächsanalyse
Im Nachhinein sehen Sie, wer angerufen hat, wann, wie lange, wohin der Anruf geleitet wurde und was verpasst wurde. Die Übersicht zeigt das Jetzt, die Analyse zeigt das Muster.
Häufige Fragen zum Team-Dashboard
Nein. Das Dashboard ist der gemeinsame Bildschirm, auf dem das Telefonteam Verfügbarkeit und Position in der Warteschlange verwaltet. Das Webportal ist das Verwaltungsportal, in dem Nummern, Geräte, Routing-Regeln und Kontoeinstellungen eingerichtet werden. Wer zum Team gehört, bekommt dadurch keinen Zugang zu den Einstellungen.
Nein. Es läuft im Browser, Sie öffnen den Link und sind drin. Wer es auf dem Startbildschirm haben möchte, fügt es dort hinzu, und es startet im Vollbild wie eine native App, weiterhin ohne Download aus einem App-Store und ohne Berechtigungen auf einem privaten Gerät.
Damit Korrekturen und neue Funktionen Ihr Team noch am selben Tag erreichen und nicht erst nach einer Prüfung im App-Store, und damit alle dieselbe Version nutzen. Telefonie muss aktuell bleiben, und eine Prüfwarteschlange zwischen uns und Ihrem Team steht dem im Weg.
Ja, mit einem Klick, und das gilt ab dem nächsten Anruf. Ist jemand abwesend, überspringt die Warteschlange diese Person einfach. Ob jemand telefoniert, setzt die Plattform und nicht die Person selbst, und auch das überspringt das Routing.
Ja. Jedes Mitglied legt seine eigene Position in der Warteschlange fest. Diese Reihenfolge bestimmt das Klingeln nacheinander, bei Round Robin legt sie die Rotation fest und beim gleichzeitigen Klingeln die Priorität. Die Klingeldauer pro Position beträgt standardmäßig zehn Sekunden und lässt sich anpassen.
Ja. Sie können eine Übersicht für das ganze Unternehmen mit allen Nummern einrichten oder eine eigene Übersicht pro Team mit nur dessen Nummern und Leuten. Mitglieder sehen nur die Teams, zu denen sie gehören.
Bis zu 99 pro Team, und Sie können so viele Teams betreiben, wie Sie brauchen. Die meisten größeren Organisationen teilen sich lange vor dieser Grenze in Teams auf, weil Anrufer zu einer Abteilung geleitet werden müssen und nicht zu einer Liste mit neunundneunzig Namen.
Ja. Laden Sie in den Dashboard-Einstellungen ein Logo hoch und legen Sie Ihre Markenfarben fest, dann sieht jedes Mitglied die Übersicht in Ihrem Design. Das ist praktisch für Agenturen und IT-Partner, die eine Übersicht im Auftrag eines Kunden betreiben.
Das, was Sie als Rückfallziel festgelegt haben: Voicemail mit einem Transkript per E-Mail, ein Überlaufteam oder der Voicebot, der abnimmt, erledigt, was er selbst lösen kann, und jemanden alarmiert, wenn er etwas Dringendes hört.
Starten Sie mit der Nummer. Die zweite Person kommt dazu, wenn es sie gibt.
Die meisten Teams auf dieser Übersicht haben als eine Nummer auf einem Handy angefangen. Ersetzt wurde dafür nichts: Ein Kollege kam dazu, eine Position wurde festgelegt, und die Warteschlange hat den Rest übernommen.
